COLS : Tutoriels vidéo (transcription textuelle)


Ces tutoriels décrivent la façon d’utiliser les diverses fonctions de COLS.


Comment afficher et modifier les données scolaires

Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation (« COLS ») : www.ouac.on.ca/apply/cols/fr_CA.

Ce tutoriel vidéo vous expliquera comment utiliser la fonction Données scolaires pour vérifier le statut de vos fichiers d’élèves à plein temps et à temps partiel, et d’en modifier les renseignements.

Une fois la connexion établie, sélectionnez « Données scolaires » dans le menu de navigation Liens – Services.

À l’aide de l’écran Données scolaires, vous pouvez: vérifier les renseignements que vous avez transmis dans vos fichiers OST, vérifier l’info sur les élèves, mettre à jour l’info sur les diplômes, mettre à jour l’info sur les cours, modifier l’info sur les notes et plus encore.

Nota : Les établissements autres que les écoles d’attache ont un accès limité aux données scolaires.

Conseil : Sous « Statut de l’élève », vous pouvez faire une recherche dans vos élèves à plein temps ou à temps partiel.

Pour afficher la liste de tous vos élèves, sélectionnez « Les deux » sous « Statut de l’élève » et laissez les autres champs vides.

Choisissez vos critères de recherche et sélectionnez « Recherche ».

La colonne École affiche votre numéro ministériel (« MIDENT ») pour vos élèves à plein temps et celui de l’école d’attache pour vos élèves à temps partiel.

Pour gérer les cours de vos élèves à temps partiel, ces derniers doivent ajouter votre école à leur demande 101, sous Antécédents scolaires.

Pour consulter les données scolaires d’une ou d’un élève en particulier, cliquez « Vérifier » dans la colonne Actions.

L’écran contient 3 onglets pour vos élèves à plein temps. Dans le cas de vos élèves à temps partiel, vous avez uniquement accès à l’onglet Cours.

Dans l’onglet Détails relatifs au diplôme, il vous est possible de mettre à jour tous les renseignements ayant trait au diplôme de vos élèves à plein temps.

Dans l’onglet Cours, vous pouvez ajouter, mettre à jour et supprimer des cours pour vos élèves à plein temps ou à temps partiel.

Notes : Vous ne pouvez pas afficher le dossier scolaire complet de vos élèves à temps partiel. Vous pouvez uniquement gérer les cours que ces dernières et ces derniers suivent à votre école.

Les écoles d’attache peuvent gérer toutes les données scolaires de leurs élèves à plein temps, y compris leurs cours à temps partiel suivis à une autre école.

Les écoles d’attache devraient se charger de corriger tout erreur relative à un cours lors du téléversement des fichiers OST.

Pour mettre à jour un cours, sélectionnez les valeurs appropriées dans les listes déroulantes.

Nota : Pour modifier le code ou la date de fin du cours, vous devez d’abord enlever le cours, puis l’ajouter de nouveau.

Pour retirer un cours, cochez la case « Enlever », située à l’extrême droite.

Une fois apportées toutes les modifications, cliquez « Enregistrer tous les cours et les détails relatifs au diplôme ».

Toute erreur survenue au moment d’ajouter ou de mettre à jour un cours sera mise en évidence immédiatement.

Vous devez corriger toutes les erreurs afin de pouvoir enregistrer vos modifications dans le fichier de l’élève en question.

Il s’affichera alors un message en caractères bleus, dans la partie supérieure de l’écran, indiquant que l’enregistrement a été effectué avec succès.

Si vous ajoutez un cours pour votre élève à temps partiel que l’école d’attache a déjà ajouté, le cours en question prendra le statut d’erreur, que l’école d’attache devra corriger.

Ceci se produira dans le cas de cours en double ou répétés.

Si votre fichier contient des erreurs résultants du téléversement de ce dernier (erreurs en attente), vous pouvez les corriger avant de poursuivre, ou les ignorer.

L’onglet Sommaire de cours affiche l’état actuel de tous les renseignements portés au dossier de vos élèves à plein temps à l’OUAC.

Dans chaque onglet, il vous est possible de passer en revue les Antécédents scolaires de vos élèves à plein temps.

Une fois effectuées toutes vos modifications, cliquez « Fermer ».

Sélectionnez les options dans la partie supérieure pour modifier vos critères, ou encore, débutez une nouvelle recherche.

L’administrateur COLS de votre école recevra un courriel, une fois les cours/notes rapportés par une école où votre élève est inscrit(e) à temps partiel.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web d’Orientation, sous la rubrique Accès aux COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment créer un compte d’élève

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera comment créer manuellement un compte pour une ou un élève.

La plupart des comptes sont créés dès la réception par l’OUAC, par voie électronique, du fichier des écoles contenant les renseignements scolaires et démographiques, lors de la transmission d’octobre/de novembre.

La fonction « Créer un compte d’élève » sera normalement utilisée s’il n’est pas possible de fournir un fichier électronique à l’OUAC.

Exemples :

  • Une ou un élève qui ne fréquentait pas l’école à l’automne s’inscrit aux deuxième semestre.
  • Une ou un élève d’une école à l’extérieur de l’Ontario est transféré(e) à votre école.
  • Une ou un élève a été omis(e) par inadvertance à la levée des données en octobre/novembre.

Si un compte d’élève n’a pas été créé automatiquement par le biais d’un fichier de notes, vous pouvez en créer un manuellement afin d’ajouter les renseignements scolaires d’une ou d’un élève.

Les écoles qui n’envoient pas de fichiers de notes utilisent plutôt cette option.

Si une ou un élève s’inscrit après l’envoi par votre école de son fichier de notes, vous pouvez utiliser cette option pour vous assurer de l’ajout le plus tôt possible de ses notes.

La fonction « Créer un compte d’élève » vous permet de créer un compte pour un(e) ou plus d’un(e) élève dans la base de données de l’OUAC.

Pour commencer, sélectionnez « Données scolaires » dans le menu de navigation Liens – Services.

Saisissez le nom de l’élève ou son NISO, puis cliquez sur « Rechercher ».

Si l’élève n’a pas de compte actuel sous votre code MIDENT, vous verrez alors s’afficher un lien intitulé « Créer un compte d’élève ».

Ajoutez les renseignements exigés au sujet de l’élève.

Vous n’êtes pas tenu d’ajouter des données démographiques envoyées dans la soumission d’octobre/de novembre.

Conseil : Le Numéro matricule doit comprendre 12 chiffres. Si les numéros d’élève de votre école comportent moins de 12 chiffres, veuillez ajouter des zéros au début.

Si votre école n’utilise pas de numéros d’élève, veuillez alors saisir le NISO et y ajouter des zéros au début.

Important! Veuillez ne pas créer un compte d’élève si votre école ne détient pas le DSO de l’élève en question.

Si une ou un élève fait l’objet d’un transfert à votre école, vous devez vous assurer que son école préalable ait transféré le DSO de l’élève à la vôtre.

Une fois terminé, sélectionnez « Créer un compte d’élève ».

Si vous recevez le message d’erreur « Le NISO existe déjà », cela veut dire qu’une autre école a déjà créé un compte pour cette ou cet élève.

Si vous êtes l’école d’attache de l’élève, prière de communiquer avec nous à l’adresse guidance@ouac.on.ca pour obtenir de l’aide.

Une fois un compte d’élève créé avec succès, vous retournerez à la section « Données scolaires » afin de rechercher l’élève et ajouter ses données scolaires.

Nota : Les élèves ne verront s’afficher leurs données scolaires dans leur Demande de premier cycle qu’une fois soumise cette dernière.

Les élèves doivent ajouter leur école d’attache à la section « Études » de leur Demande de premier cycle.

Si l’élève étudie à temps partiel à votre école, veuillez alors vous assurer qu’elle ou il ait ajouté votre école dans la section « Études ».

Ceci vous permettra de voir cette dernière ou ce dernier lorsque vous faites une recherche dans « Données scolaires ».

Pour accéder à d’autre fonctionnalités et conseils sur l’utilisation de COLS, prière de consulter la section « Accès aux COLS » du site Web d’Orientation : www.ouac.on.ca/guidance/fr.

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Comment chercher dans vos fichiers OST

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour chercher dans les fichiers OST que vous avez déjà téléchargés vers le serveur de l’OUAC.

Pour commencer, sélectionnez « Fichiers OST – Recherche » dans le menu de navigation Liens de services.

Vous pouvez préciser votre recherche selon divers critères tels que :

  • la période de levée
  • le numéro de message
  • la date de téléchargement vers le serveur
  • l’état du traitement
  • les erreurs et avertissements
  • et plus encore

Conseils : Pour afficher la liste de tous vos fichiers envoyés à l’OUAC pour toutes les levées, cliquez « Recherche » en prenant soin de laisser tous les champs vides.

Le Journal des fichiers vous permettra de déterminer :

  • la sommaire rapide de vos fichiers
  • la date de téléchargement ou de mise à jour de chaque fichier
  • l’état de traitement
  • les erreurs survenues, le cas échéant
  • s’il s’agit d’un fichier subséquent

Sous Traitement – Statut, tous les fichiers récemment téléchargés vers le serveur porteront la mention « Dans la file d’attente » ou « En attente – suspendu ».

Selon la période de l’année, il faudra peut-être compter quelques heures avant le traitement d’un fichier.

Conseil : Si la mention « Dans la file d’attente » ou « En attente – suspendu » s’affiche dans État du traitement, vous pouvez fermer votre navigateur sans crainte – cela n’aura aucune incidence sur le traitement du fichier.

Faites défiler l’écran entièrement vers la droite pour afficher les diverses options.

Dans la colonne « Actions », vous pouvez télécharger les données brutes ou cliquer sur « Afficher sommaire » pour consulter les statistiques relatives à la mise à jour de vos fichiers, ainsi qu’un sommaire détaillé des erreurs ou avertissements ayant pu survenir au moment du traitement de votre fichier.

Pour plus de détails sur une erreur particulière, cliquez sur « Afficher les détails ».

Pour chaque erreur ou avertissement, l’on y affiche l’élève, le numéro de ligne et la position.

Vous pouvez exporter en tout temps ces listes en format Excel ou HTML.

Allez au coin gauche supérieur si vous souhaitez retourner à l’écran précédent ou effectuer une nouvelle recherche.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web d’Orientation, sous la rubrique Accès aux COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment envoyer des fichiers OST

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour envoyer vos fichiers de relevés de notes d’école secondaire de l’Ontario – ou fichiers « OST » – à l’OUAC.

Pour commencer, sélectionnez « Fichiers OST – Envoi » dans le menu Liens de Services.

Le fichier que vous téléchargerez est le « fichier de transmission des données ».

Pour trouver l’emplacement du fichier sur votre ordinateur, cliquez sur « Parcourir ».

Le nom du fichier doit débuter par « S », suivi du numéro de 6 chiffres de votre école (également connu sous le nom de « numéro MIDENT » ou « code MIDENT »).

L’extension de fichier commence toujours par la lettre « U » (« université »), suivie de la période actuelle de levée.

Vous pouvez télécharger un seul fichier, un fichier comprimé (de type « ZIP »), ou encore, en sélectionnant plusieurs à la fois tout en maintenant enfoncées les touches « Ctrl » et « Maj » (ou « Shift »), puis en cliquant sur les fichiers que vous souhaitez télécharger vers le serveur.

Si vous sélectionnez un fichier par erreur, vous verrez un message d’erreur dans le nom de votre fichier.

Pour supprimer l’erreur, cliquez sur le « X ».

Une fois les fichiers appropriés ont étés sélectionnés, cliquez sur « Télécharger fichier(s) vers le serveur ».

La durée du transfert sera fonction :

  • de la taille du fichier
  • de la connexion internet entre votre ordinateur et le serveur de l’OUAC et
  • du niveau d’achalandage du serveur au moment du transfert.

Tout fichier non traité s’affichera dans la section « Fichiers en attente » avec la mention « Reçu ».

Toute erreur détectée au cours du téléchargement vers le serveur sera indiquée dans la colonne « Statut ».

Si vous ne voulez pas traiter le fichier, cliquez sur « Supprimer » dans la colonne « Actions ».

Cliquez sur « Traiter tous les fichiers maintenant ».

Il s’agit d’une étape très importante, puisque vos fichiers ne seront reçus par l’OUAC que lorsque vous cliquez sur le lien.

Vos fichiers se retrouveront dans la file d’attente de l’OUAC et cette information s’affichera dans le fichier journal.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web d’Orientation, sous la rubrique Accès aux COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment générer des bilans par l’entremise des COLS

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour générer les bilans par l’entremise des COLS.

Pour commencer, sélectionnez « Bilans » dans le menu de navigation Liens – Services.

Il y a 4 bilans.

Le « Bilan des candidatures » comprend des renseignements au sujet :

  • des choix d’université et de programme
  • des entrées
  • de l’état du paiement des droits
  • et plus encore

Vous pouvez consulter des bilans d’un cycle actuel ou précédent.

Vous pouvez modifier les champs pour créer un bilan personnalisé à vos besoins.

Saisissez les critères de recherche voulus et cliquez « Soumettre ».

Le bilan s’affichera en format HTML; vous pourrez trier vos colonnes comme vous le souhaitez.

Le « Bilan de crédits insuffisants » dresse la liste des élèves dont l’information sur les cours révèle qu’ils ne recevront pas six cours 4U/M d’ici à la fin de l’année scolaire.

Nous vous conseillons d’exécuter le bilan après les collectes de notes d’avril et de juillet.

Sélectionnez « Recherche » pour exécuter le bilan.

Les élèves ayant suivi moins de 6 cours 4U/M sont affichés.

Sélectionnez « Liste de cours » pour permettre à une ou un élève de visualiser les cours à leur dossier chez l’OUAC.

Vous pouvez exporter la liste en format HTML ou Excel.

Les mises à jour se font à l’aide de l’option « Données scolaires ».

Au début de juillet, l’OUAC communiquera par courriel avec les élèves dont le nom se trouvera dans le bilan de juillet.

Le « Bilans des candidatures – Conseils » fonctionne de la même manière que le « Bilan des candidatures », mais il s’adresse aux conseils scolaires.

Saisissez les critères de recherche voulus et cliquez « Soumettre ».

Le rapport « Cours non mis à jour » énumère les élèves avec des cours sans note finale qui ont été rapportés avant la Date de début sélectionnée.

En date d’aujourd’hui, ces cours n’ont pas été mis à jour à la suite de l’envoi d’un fichier de notes et de façon manuelle dans COLS.

Vous pouvez générer ce rapport en février/mars pour vérifier les cours abandonnés qui se trouvent toujours dans le compte OUAC des élèves.

Vous pouvez exporter le bilan en format HTML ou Excel.

Les mises à jour se font à l’aide de l’option « Données scolaires ».

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web d’Orientation, sous la rubrique Accès aux COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment vider la mémoire cache de votre navigateur

Bonjour. Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation (« COLS ») : www.ouac.on.ca/apply/cols/fr_CA

Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour vider la mémoire cache de votre navigateur Web.

Pour commencer, connectez-vous aux COLS à l’aide de vos code d’utilisateur et mot de passe.

Si vous voyez des messages d’erreur ou des pages Web corrompues au moment d’utiliser le Service en ligne pour conseillères et conseillers, le fait de vider la mémoire cache de votre navigateur permettra d’afficher correctement les renseignements, en forçant votre navigateur à récupérer la version la plus récente des pages d’un site Web – ce qui n’arrive pas toujours de manière automatique.

Vous pouvez vider votre mémoire cache de diverses façons. Tout d’abord, appuyez sur « Ctrl + F5 ». Cette méthode fonctionne pour la plupart des navigateurs.

Si cette méthode ne fonctionne pas, voici quelques autres que vous pouvez essayer.

Les liens d’aide

Si vous avez de la difficulté à afficher les liens d’aide et que vous souhaitez vider spécifiquement la mémoire cache des liens d’aide, essayez ceci :

  • Tout d’abord, cliquez avec le bouton droit sur l’icône « Aide », puis sélectionnez « Ouvrir le lien dans nouvel onglet/nouvelle fenêtre ».
  • Ensuite, dans la nouvelle fenêtre, faites « Ctrl + F5 ».
  • Ensuite, fermez la nouvelle fenêtre.
  • Enfin, cliquez sur le lien « Aide » de la fenêtre initiale. L’information devrait alors s’y afficher correctement.

Chaque navigateur exige sa propre étape à suivre pour vider la mémoire cache.

Vider la mémoire cache dans Internet Explorer (Version 8, site anglais)

Tout d’abord, nos vous expliquerons comment vider la mémoire cache dans Internet Explorer. Quant à moi, j’utilise la version 8.

  • Cliquez sur l’icône « Outils » et sélectionnez « Options Internet » dans le menu déroulant.
  • Dans la fenêtre popup, sous « Historique de navigation », cliquez sur « Supprimer ».
  • Assurez-vous que la valeur « Fichiers Internet temporaires » soit sélectionnée, puis cliquez à nouveau sur « Supprimer ».
  • Pour effectuer un vidage complet de votre mémoire cache, cliquez sur « Paramètres » sous « Historique de navigation ».
  • Dans la fenêtre popup, cliquez sur « Visualiser les fichiers… ».
  • Une fois que Windows Explorer est ouvert, vous verrez tous les fichiers temporaires.
  • Recherchez la valeur « ouac », puis sélectionnez et supprimez tous les fichiers dont le nom contient la valeur « ouac ».

La mémoire cache de votre navigateur Internet Explorer est maintenant vide. La suppression des fichiers Internet temporaires devrait également vous permettre d’afficher correctement les renseignements de la page Web de Services en ligne dans votre navigateur.

Vider la mémoire cache dans Google Chrome (Version 34, site anglais)

Maintenant, passons à Google Chrome. J’utilise la version 34.

  • Cliquez sur l’icône dans le coin droit supérieur de l’écran, puis sélectionnez « Historique » dans le menu déroulant.
  • Ensuite, cliquez sur « Effacer les données de navigation… ».
  • Dans la fenêtre popup qui s’affichera ensuite, sélectionnez « Tous » et assurez-vous de cocher la valeur « Images et fichiers en cache ».
  • Enfin, cliquez sur « Effacer les données de navigation ».

La mémoire cache de votre navigateur Google Chrome est maintenant vide.

Vider la mémoire cache dans Mozilla Firefox (Version 22.0, site anglais)

Enfin, passons maintenant à Mozilla Firefox. J’utilise la version 22.0.

  • Dans la barre de navigation, sous « Historique », sélectionnez « Supprimer l’historique récent… » (ou le raccourci « Ctrl + Maj + Suppr. »).
  • Dans la fenêtre popup, sélectionnez « Tout » sous « Plage de dates à supprimer ».
  • Cliquez sur la flèche à côté de « Détails » et assurez-vous de sélectionner la valeur « Cache ».
  • Cliquez sur « Supprimer maintenant ».

La mémoire cache de votre navigateur Firefox est maintenant vide.

Vous venez donc d’apprendre à vider avec succès la mémoire cache de votre navigateur, afin que les renseignements puissent s’afficher correctement dans Services en ligne.

Pour des instructions par écrit sur ce sujet, veuillez consulter le site Web des conseillères et conseillers et consultez la section « Accès aux COLS ».

Merci d’avoir visionné cette vidéo!


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Comment vous connecter aux COLS

Bienvenue aux site Web d’Orientation : https://guidance.ouac.on.ca/fr.

Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour vous connecter aux COLS.

Sélectionnez « Connecter », dans le menu Accès aux COLS.

Vous devez vous inscrire à chaque année pour obtenir un compte COLS, et ce, même si vous l’aviez fait les années précédentes.

Une fois votre inscription effectuée, vous recevrez un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire par courriel, à la fin septembre ou au début octobre.

Si vous avez égaré ou oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici.

Saisissez votre Id. d’utilisateur et votre adresse électronique, après quoi nous vous enverrons par courriel un lien qui vous permettra de réinitialiser votre mot de passe.

Le lien expirera au bout d’une heure; vous devez donc réinitialiser votre mot de passe à l’intérieur de ce délai.

Une fois votre inscription effectuée, veuillez saisir le Id. d’utilisateur et le mot de passe temporaire fourni dans le courriel d’inscription, puis cliquez « Connexion ».

À votre première connexion aux COLS, l’on vous demandera de créer un mot de passe personnalisé à la place du mot de passe temporaire.

Une fois cette étape est terminée, la procédure de connexion est complète.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web d’Orientation, sous la rubrique Accès aux COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment inscrire des utilisateurs dans COLS

Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation (« COLS ») : www.ouac.on.ca/fr/apply/cols.

Dans cette vidéo, les administrateurs COLS apprendront à :

  • Inscrire un nouvel utilisateur COLS
  • Mettre à jour un utilisateur actuel
  • Activer des utilisateurs de cycles précédents
  • Désactiver des utilisateurs n’ayant plus besoin d’avoir accès

Après avoir établi une connexion dans COLS, sélectionnez « Inscrits à COLS » dans le menu Liens – Services.

Pour réactiver un utilisateur existant pour un nouveau cycle

Sélectionnez « Choisir » sous Cycle, puis saisissez un nom et toute autre information nécessaire pour trouver un utilisateur spécifique.

Pour afficher tous les utilisateurs COLS à votre école, sélectionnez « Choisir » sous Cycle et laissez tous les autres champs vides.

Cliquez « Recherche ».

Sélectionnez « Mettre à jour » dans la colonne Actions du cycle le plus récent pour lequel l’utilisateur a été enregistré.

Faites défiler vers le bas et sélectionnez leur niveau d’accès pour le nouveau cycle, puis réglez leur statut à « Active ».

Enfin, enregistrez vos modifications.

Un mot de passe temporaire sera envoyé par courriel à l’utilisateur COLS activé, accompagné de son nom d’utilisateur.

Pour ajouter un utilisateur

Sélectionnez « Ajouter un nouvel inscrit » et remplissez les champs nécessaires.

Sélectionnez le niveau d’accès que vous souhaitez attribuer au nouvel utilisateur et modifiez le statut de son accès à « Active ».

Enregistrez vos modifications.

Un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire seront envoyés par courriel au nouvel utilisateur COLS.

Pour modifier un utilisateur

Dans l’écran recherche, saisissez un nom et tout autre renseignement nécessaire pour trouver un utilisateur précis, puis cliquez « Recherche ».

Pour afficher tous les utilisateurs inscrits à votre école, laissez tous les champs vides.

Cliquez sur le lien « Mettre à jour » près du nom de l’utilisateur COLS que vous souhaitez modifier.

Passez en revue et mettez à jour ses renseignements.

Vous pouvez également modifier ou mettre à jour les détails relatifs à son accès en fonction du cycle actuel.

Pour désactiver un utilisateur COLS, modifiez le statut de son accès à « Inactive ».

Après avoir enregistré vos modifications, vérifiez si l’utilisateur a bel et bien été mis à jour.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web d’Orientation, sous la rubrique Accès aux COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.

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