COLS : Tutoriels vidéo (transcription textuelle)


Ces tutoriels décrivent la façon d’utiliser les diverses fonctions de COLS.


Comment afficher et modifier les données scolaires

Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation (« COLS ») : www.ouac.on.ca/apply/cols/fr_CA.

Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour vérifier le statut de vos fichiers d’élèves et d’en modifier les renseignements, à l’aide de la fonction « Données scolaires ».

Pour commencer, connectez-vous aux COLS à l’aide de vos code d’utilisateur et mot de passe.

Une fois la connexion établie, sélectionnez « Données scolaires » dans le menu de navigation « Liens de services ».

À l’aide de l’écran « Données scolaires », vous pouvez vérifier si tous les renseignements que vous avez transmis dans vos fichiers OST sont exacts, vérifier les renseignements sur les élèves, mettre à jour les données relatives aux diplômes, aux cours et aux notes et plus encore.

Choisissez vos critères de recherche et sélectionnez « Recherche ».

Conseil : Si vous souhaitez afficher une liste de tous vos élèves, laissez les champs vides.

Pour consulter les données scolaires d’une ou d’un élève en particulier, cliquez sur « Vérifier » dans la colonne
« Actions ».

L’écran contient 3 onglets. Dans la section « Détails relatifs au diplôme », il vous est possible de mettre à jour tous les renseignements ayant trait au diplôme de l’élève en question.

Dans la section « Cours », vous pouvez ajouter, mettre à jour et supprimer des cours. Vous pouvez également corriger, si nécessaire, les erreurs générées lors du téléchargement des fichiers OST vers le serveur.

Pour ajouter un cours, cliquez sur « Ajouter un cours », puis saisissez les renseignements nécessaires.

Pour mettre à jour un cours, sélectionnez les valeurs appropriées dans les listes déroulantes. Veuillez noter : Pour changer le code de cours ou la date de fin du cours, vous devez d’abord retirer le cours, puis ajouter un nouveau cours.

Pour retirer un cours, cochez la case « Enlever », située à l’extrême droite.

Une fois apportées toutes les modifications, cliquez sur « Enregistrer tous les cours et les détails relatifs au diplôme ». Toute erreur survenue au moment d’ajouter ou de mettre à jours un cours sera mise en évidence immédiatement.

Vous devez corriger toutes les erreurs afin de pouvoir enregistrer vos modifications dans le fichier de l’élève en question.

S’affichera alors un message en caractères bleus, dans la partie supérieure de l’écran, indiquant que l’enregistrement a été effectué avec succès.

L’onglet « Sommaire de cours » affiche l’état actuel de tous les renseignements portés au dossier de l’OUAC.

Dans chaque écran il vous est possible de passer en revue les « Antécédents scolaires ». Il vous est également possible d’exporter les détails relatifs aux cours et au diplôme vers un fichier Excel ou HTML.

Une fois effectuées toutes vos modifications, cliquez sur « Fermer ». Sélectionnez les options dans la partie supérieure pour modifier vos critères, ou encore, débutez une nouvelle recherche.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation des COLS dans le site Web pour conseillères et conseillers, sous la rubrique « Accès aux COLS » : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment chercher dans vos fichiers OST

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour chercher dans les fichiers OST que vous avez déjà téléchargés vers le serveur de l’OUAC.

Pour commencer, connectez-vous aux COLS à l’aide de vos code d’utilisateur et mot de passe.

Sélectionnez « Fichiers OST – Recherche » dans le menu de navigation « Liens de services ».

Dans l’écran « Fichiers OST – Recherche », vous pouvez préciser votre recherche selon divers critères tels que la période de levée, le numéro de message, la date de téléchargement vers le serveur, l’état du traitement et les erreurs et avertissements.

Conseils : Pour afficher la liste de tous vos fichiers envoyés à l’OUAC pour toutes les levées, cliquez sur
« Recherche » en prenant soin de laisser tous les champs vides.

Le Journal des fichiers vous permettra de déterminer la sommaire rapide de vos fichiers, la date de téléchargement ou de mise à jour de chaque fichier, l’état de traitement, les erreurs survenues, le cas échéant, et s’il s’agit d’un fichier subséquent.

Sous « Traitement – Statut », tous les fichiers récemment téléchargés vers le serveur porteront la mention « Dans la file d’attente ». Selon la période de l’année, il faudra peut-être compter quelques heures avant le traitement d’un fichier.

Conseil : Si la mention « Dans la file d’attente » s’affiche dans « État du traitement », vous pouvez fermer votre navigateur sans crainte – cela n’aura aucune incidence sur le traitement du fichier.

Faites défiler l’écran entièrement vers la droite pour afficher les diverses options.

Dans la colonne « Actions », vous pouvez télécharger les données brutes ou cliquer sur « Afficher sommaire » pour consulter les statistiques relatives à la mise à jour de vos fichiers, ainsi qu’un sommaire détaillé des erreurs ou avertissements ayant pu survenir au moment du traitement de votre fichier.

Pour plus de détails sur une erreur particulière, cliquez sur « Afficher les détails ». Pour chaque erreur ou avertissement, l’on y affiche l’élève, la position et le numéro de ligne.

Vous pouvez exporter en tout temps ces listes en format Excel ou HTML.

Allez au coin gauche supérieur si vous souhaitez retourner à l’écran précédent ou effectuer une nouvelle recherche.

Pour accéder à d’autre fonctionnalités et conseils sur l’utilisation de COLS, consultez la section « Accès aux COLS » du site Web pour conseillères et conseillers : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment envoyer des fichiers OST

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour envoyer vos fichiers de relevés de notes de l’Ontario – ou fichiers « OST » – à l’OUAC.

Pour commencer, connectez-vous aux COLS.

Sélectionnez « Fichiers OST – Envoi » dans le menu « Liens de Services ».

Le fichier que vous téléchargerez est le « fichier de transmission des données ».

Pour trouver l’emplacement du fichier sur votre ordinateur, cliquez sur « Parcourir ». Le nom du fichier doit débuter par « S », suivi du numéro de 6 chiffres de votre école (également connu sous le nom de « numéro ou code MIDENT »).

Vous pouvez télécharger un seul fichier, un fichier comprimé (de type « ZIP »), ou encore, en sélectionner plusieurs à la fois en maintenant enfoncées les touches « Ctrl » et « Maj » (ou « Shift »), puis en cliquant sur les fichiers que vous souhaitez télécharger vers le serveur.

Si vous sélectionnez un fichier par erreur, vous verrez un message d’erreur dans le nom de votre fichier. Pour supprimer l’erreur, cliquez sur le « X ».

Une fois les fichiers appropriés ont étés sélectionnés, cliquez sur « Télécharger fichier(s) vers le serveur ». La durée du transfert sera fonction de la taille du fichier, de la connexion Internet entre votre ordinateur et le serveur de l’OUAC et du niveau d’achalandage du serveur au moment du transfert.

Tout fichier non traité s’affichera dans la section « Fichiers en attente » avec la mention « Reçu ».

Toute erreur détectée au cours du téléchargement vers le serveur sera indiquée dans la colonne « Statut ». Si vous ne voulez pas traiter le fichier, cliquez sur « Supprimer » dans la colonne « Actions ».

Cliquez sur « Traiter tous les fichiers maintenant ». Il s’agit d’une étape très importante, puisque vos fichiers ne seront reçus par l’OUAC que lorsque vous cliquerez sur le lien.

Vos fichiers se retrouveront dans la file d’attente de l’OUAC et cette information s’affichera dans le fichier journal.

Pour accéder à d’autre fonctionnalités et conseils sur l’utilisation de COLS, consulter la section « Accès aux COLS » du site Web pour conseillères et conseillers : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment générer des bilans

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Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour générer 2 types de bilans.

Pour commencer, connectez-vous aux COLS. Sélectionnez « Bilans » dans le menu de navigation
« Liens – Services ».

Il y a 2 bilans. Le « Bilan des candidatures » comprend des renseignements au sujet des choix d’université et de programme, des entrées, de l’état du paiement des droits, et plus encore.

Vous pouvez modifier les champs pour créer un bilan personnalisé à vos besoins. Vous pouvez également consulter des bilans d’un cycle actuel ou précédent.

Saisissez les critères de recherche voulus et cliquez sur « Soumettre ».

Le bilan s’affichera en format HTML; vous pourrez trier vos colonnes comme vous le souhaitez.

Le « Bilan de crédits insuffisants » dresse la liste des élèves dont l’information sur les cours révèle qu’ils ne recevront pas six cours 4U/M d’ici à la fin de l’année scolaire.

Nous vous conseillons d’exécuter le bilan après les collectes de notes d’avril et de juillet.

Sélectionnez « Recherche » pour exécuter le bilan. Les élèves ayant suivi moins de 6 cours 4U/M sont affichés.

Sélectionnez « Liste de cours » pour permettre à une ou un élève de visualiser les cours à leur dossier chez l’OUAC.

Vous pouvez exporter la liste en format HTML ou Excel.

Les mises à jour se font à l’aide de l’option « Données scolaires ».

Au début de juillet, l’OUAC communiquera par courriel avec les élèves dont le nom se trouvera dans le bilan de juillet.

Pour accéder à d’autre fonctionnalités et conseils sur l’utilisation de COLS, consulter la section « Accès aux COLS » du site Web pour conseillères et conseillers : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Comment vider la mémoire cache de votre navigateur

Bonjour. Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation – ou « Services en ligne ».

Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour vider la mémoire cache de votre navigateur Web.

Si vous voyez des messages d’erreur ou des pages Web corrompues au moment d’utiliser le Service en ligne pour conseillères et conseillers, le fait de vider la mémoire cache de votre navigateur permettra d’afficher correctement les renseignements, en forçant votre navigateur à récupérer la version la plus récente des pages d’un site Web – ce qui n’arrive pas toujours de manière automatique.

Vous pouvez vider votre mémoire cache de diverses façons. Tout d’abord, appuyez sur « Ctrl + F5 ». Cette méthode fonctionne pour la plupart des navigateurs.

Si cette méthode ne fonctionne pas, voici quelques autres que vous pouvez essayer.

Si vous avez de la difficulté à afficher les liens d’aide et que vous souhaitez vider spécifiquement la mémoire cache des liens d’aide, essayez ceci :

  • Tout d’abord, cliquez avec le bouton droit sur l’icône « Aide », puis sélectionnez « Ouvrir le lien dans nouvel onglet/nouvelle fenêtre ».
  • Ensuite, dans la nouvelle fenêtre, faites « Ctrl + F5 ».
  • Ensuite, fermez la nouvelle fenêtre.
  • Enfin, cliquez sur le lien « Aide » de la fenêtre initiale. L’information devrait alors s’y afficher correctement.

Chaque navigateur exige sa propre étape à suivre pour vider la mémoire cache.

Tout d’abord, nos vous expliquerons comment vider la mémoire cache dans Internet Explorer. Quant à moi, j’utilise la version 8.

  • Cliquez sur l’icône « Outils » et sélectionnez « Options Internet » dans le menu déroulant.
  • Dans la fenêtre popup, sous « Historique de navigation », cliquez sur « Supprimer ».
  • Assurez-vous que la valeur « Fichiers Internet temporaires » soit sélectionnée, puis cliquez à nouveau sur
    « Supprimer ».
  • Pour effectuer un vidage complet de votre mémoire cache, cliquez sur « Paramètres » sous « Historique de navigation ».
  • Dans la fenêtre popup, cliquez sur « Visualiser les fichiers… ».
  • Une fois que Windows Explorer est ouvert, vous verrez tous les fichiers temporaires.
  • Recherchez la valeur « ouac », puis sélectionnez et supprimez tous les fichiers dont le nom contient la valeur « ouac ».

La mémoire cache de votre navigateur Internet Explorer est maintenant vide. La suppression des fichiers Internet temporaires devrait également vous permettre d’afficher correctement les renseignements de la page Web de Services en ligne dans votre navigateur.

Maintenant, passons à Google Chrome. J’utilise la version 34.

  • Cliquez sur l’icône dans le coin droit supérieur de l’écran, puis sélectionnez « Historique » dans le menu déroulant.
  • Ensuite, cliquez sur « Effacer les données de navigation… ».
  • Dans la fenêtre popup qui s’affichera ensuite, sélectionnez « Tous » et assurez-vous de cocher la valeur
    « Images et fichiers en cache ».
  • Enfin, cliquez sur « Effacer les données de navigation ».

La mémoire cache de votre navigateur Google Chrome est maintenant vide.

Enfin, passons maintenant à Mozilla Firefox. J’utilise la version 22.0.

  • Dans la barre de navigation, sous « Historique », sélectionnez « Supprimer l’historique récent… » (ou le raccourci « Ctrl + Maj + Suppr. »).
  • Dans la fenêtre popup, sélectionnez « Tout » sous « Plage de dates à supprimer ».
  • Cliquez sur la flèche à côté de « Détails » et assurez-vous de sélectionner la valeur « Cache ».
  • Cliquez sur « Supprimer maintenant ».

La mémoire cache de votre navigateur Firefox est maintenant vide.

Vous venez donc d’apprendre à vider avec succès la mémoire cache de votre navigateur, afin que les renseignements puissent s’afficher correctement dans Services en ligne. Pour des instructions par écrit sur ce sujet, veuillez consulter le site Web des conseillères et conseillers et télécharger le document « Comment vider la mémoire cache de votre navigateur », sous « Ressources populaires ».

Merci d’avoir visionné cette vidéo!


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Comment visualiser et imprimer les lettres de NIP

Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation (« COLS ») : www.ouac.on.ca/apply/cols/fr_CA.

Ce tutoriel vidéo vous expliquera comment, au moyen des fonctions « NIP » et « NIP aux fins d’essai » vous pouvez créer des NIP, générer une liste de NIP et imprimer des lettres de NIP.

Pour commencer, connecter-vous aux COLS à l’aide de vos code d’utilisateur et mot de passe.

Une fois la connexion établie, sélectionnez « NIP » dans le menu de navigation « Liens – Services ».

La fonction « Créer un NIP » vous permet de créer un compte pour un ou plus d’un élève dans la base de données du l’OUAC.

La plupart des comptes sont créés dès la réception par l’OUAC, par voie électronique, du fichier des écoles contenant les résultats scolaires et les données démographiques, lors de la transmission d’octobre/novembre.

La fonction « Créer un NIP » sera normalement utilisée s’il n’est pas possible de fournir un fichier électronique à l’OUAC.

Exemples:

  • Un(e) élève qui ne fréquentait pas l’école à l’automne s’inscrit aux deuxième semestre.
  • Un(e) élève d’une école à l’extérieure de l’Ontario est transféré à votre école.
  • Un(e) élève a été omis à la levée des données en octobre/novembre.

Les comptes créés à l’aide de la fonction « Créer un NIP » comprennent un minimum de renseignements : Nom, numéro matricule et NISO.

Les données scolaires et démographiques normalement rapportées en octobre/novembre n’y sont pas versées.

Important : Veuillez ne pas créer un NIP pour une ou un élève dont votre école ne détient pas le DSO.

Si un élève se voit transférer à votre école à partir d’une autre école, vous devez vous assurer que l’école préalable transfère également à votre école le DSO de l’élève.

Saisissez l’information requise. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez « Ajouter un compte ».

Conseils : Le Numéro matricule doit comprendre 12 chiffres. Si les numéros d’élève de votre école comportent moins de 12 chiffres, veuillez ajouter des zéros au début. Si votre école n’utilise pas de numéros d’élève, veuillez alors saisir le NISO et y ajouter des zéros au début.

Si vous recevez un message d’erreur « en double », cela veut dire qu’un NIP a déjà été attribué avec ce même Numéro matricule ou NISO. Pour obtenir de l’aide, veuillez communiquer avec la Division du premier cycle.

Utilisez la fonction « Liste de NIP » pour afficher les NIP créés et imprimer la lettre de NIP. Vous pouvez aussi visualiser les NIP aux fins d’essai.

Filtrez la liste au moyen de critères de recherche et sélectionnez « Recherche ». Cette liste est cumulative et suit l’ordre alphabétique.

Vous pouvez télécharger votre liste en format HTML ou Excel (XLS).

La liste n’affichera pas les élèves transférés à votre école qui ont déjà reçu un NIP.

La colonne « Actions » vous permet d’attribuer un nouveau NIP ou de visualiser/imprimer la lettre de NIP d’une ou d’un élève.

« Génération de lettres de NIP » vous permet de télécharger et d’imprimer les lettres de NIP en nombre. Vous pouvez filtrer votre liste en saisissant les valeurs voulues dans les champs prévus à cette fin.

Conseil : Pour générer les lettres de NIP pour tous vos élèves, veuillez laisser les champs de sélection vides et sélectionnez « Télécharger les lettres NIP pour tous les élèves ».

Il vous faudra prévoir plusieurs minutes pour générer vos lettres de NIP.

Lorsque vous serez prête ou prêt, sélectionnez « Afficher/Imprimer Lettre de NIP ».

Les représentantes et représentants d’école qui souhaitent accéder à la demande d’admission 101 simulée doivent utiliser un « NIP aux fins d’essai ».

Saisissez les renseignements exigés. Nota : Le numéro MIDENT de votre école et un NISO par défaut y seront déjà ajoutés.

Utilisez la « Liste de NIP » pour afficher ou imprimer votre NIP.

Pour accéder à d’autre fonctionnalités et conseils sur l’utilisation de COLS, consultez la section « Accès aux COLS » du site Web pour conseillères et conseillers : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Établir la connexion aux COLS

Bienvenue aux site Web de l’Orientation : www.ouac.on.ca/guidance/fr.

Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour vous connecter aux COLS.

Sélectionnez « Connecter », à droite, dans le menu « Accès aux COLS ».

Vous devez vous inscrire tous les ans pour obtenir un compte COLS, et ce, même si vous l’aviez fait les années précédentes : www.ouac.on.ca/guidance/fr/ressources-pour-conseilleres-et-conseillers/formulaires.

Une fois que votre inscription a été effectuée, vous recevrez un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire par courriel, à la fin de septembre.

Si vous avez égaré ou oublié votre mot de passe, vous pouvez exiger un mot de passe temporaire.

Saisissez votre nom d’utilisateur et adresse électronique, et un mot de passe temporaire vous sera envoyé.

Puisque ce mot de passe expirera dans l’heure suivant sa réception, vous devrez vous connecter et réinitialiser votre mot de passe à l’intérieur de ce délai.

Une fois obtenu votre mot de passe temporaire, cliquez sur « Connexion ».

À votre première connexion aux COLS, l’on vous demandera de créer un mot de passe personnalisé à la place du mot de passe temporaire qui vous avait été attribué.

Une fois cette étape est terminée, la procédure de connexion est complète.

Pour accéder à d’autre fonctionnalités et conseils sur l’utilisation de COLS : www.ouac.on.ca/guidance/fr.


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Inscrire des utilisateurs dans COLS

Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation (« COLS ») : www.ouac.on.ca/fr/apply/cols.

Dans cette vidéo, les administrateurs COLS apprendront à inscrire un nouvel utilisateur COLS, mettre à jour un utilisateur actuel, activer des utilisateurs de cycles précédents et désactiver des utilisateurs n’ayant plus besoin d’avoir accès.

Après avoir établi une connexion dans COLS, sélectionnez « Inscrits à COLS » dans le menu Liens – Services.

Pour ajouter un utilisateur, sélectionnez « Ajouter un nouvel inscrit » et remplissez les champs nécessaires. Sélectionnez le niveau d’accès que vous souhaitez attribuer au nouvel utilisateur et modifiez le statut de son accès à « Active ». Enregistrez vos modifications.

Un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire seront envoyés par courriel au nouvel utilisateur COLS.

Pour modifier un utilisateur, dans l’écran « Recherche », saisissez un nom et tout autre renseignement nécessaire pour trouver un utilisateur précis, puis cliquez « Chercher ». Pour afficher tous les utilisateurs inscrits à votre école, laissez tous les champs vides.

Cliquez sur le lien « Mettre à jour » près du nom de l’utilisateur COLS que vous souhaitez modifier. Passez en revue et mettez à jour ses renseignements.

Vous pouvez également modifier ou mettre à jour les détails relatifs à son accès en fonction du cycle actuel.

Pour désactiver un utilisateur COLS, modifiez le statut de son accès à « Inactive ».

Après avoir enregistré vos modifications, vérifiez si l’utilisateur a bel et bien été mis à jour.

Vous trouverez d’autres trucs et conseils sur l’utilisation de COLS dans le site Web pour conseillères et conseillers, sous la rubrique « Accès aux COLS » : www.ouac.on.ca/guidance/fr.

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