Procédure de demande d’admission
Les élèves doivent-elles et ils inclure leur école secondaire de l’Ontario actuelle dans la section Mes antécédents?
Oui, les élèves doivent fournir des renseignements sur tous les établissements où elles et ils se sont inscrit(e)s à 1 ou plus d’un cours de niveau secondaire ou postsecondaire.
Cela peut inclure les établissements suivants, sans toutefois s’y limiter :
- Écoles du jour régulières
- Écoles privées
- Écoles du soir
- Écoles d’été
- Écoles en ligne
Qu’est-ce que le Sondage sur la diversité des candidates et candidats?
La demande au premier cycle contient une série de questions sur la diversité des candidates et candidats dans la section Mes détails personnels.
Le Sondage sur la diversité des candidates et candidats vise à :
- aider à la mise en œuvre d’initiatives en matière d’équité, de diversité et d’inclusion,
- s’assurer que les universités recrutent et sélectionnent une population étudiante représentatives de la population canadienne et
- éliminer les obstacles aux études universitaires.
Le Sondage permet aux candidates et candidats d’auto-identifier leur ethnicité, leur religion et/ou spiritualité, leur orientation sexuelle ou leur handicap. Si une candidate ou un candidat préfère ne pas fournir cette information, elle ou il peut alors sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » pour chaque question.
Les universités auxquelles la candidate ou le candidat fait demande pourront utiliser les réponses afin :
- d’identifier tout préjugé inconscient ou racisme systémique dans le processus d’admission, et de suivre tout programme mis en œuvre afin de corriger un biais identifié.
- d’informer les candidates et candidats de programmes, services ou soutiens spécifiques accessibles aux groupes en quête d’équité, afin d’améliorer la disponibilité d’études universitaires pour les communautés en quête d’équité.
- d’appuyer le processus d’admission. Les exemples comprennent, sans toutefois s’y limiter, l’envoi d’offres d’admission et l’attribution de bourses d’études.
Dans le cadre du Sondage sur la diversité des candidates et candidats, l’on retrouve désormais plus d’options de réponse à la question sur l’identité de genre dans la section Mes données personnelles de la demande d’admission au premier cycle. Bien que la question relative à l’identité de genre soit obligatoire, les candidates et candidats peuvent sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » si elles ou s’ils choisissent de ne pas fournir leur identité de genre.
Pour plus de renseignements sur la façon dont une université sélectionnée par une candidate ou un candidat utilise lesdits renseignements, prière de :
- passer en revue l’avis de collecte de renseignements personnels dans le site Web de l’université en question ou
- communiquer avec l’université en question.
Pour plus de renseignements au sujet des pratiques en matière de vie privée de l’OUAC, y compris la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels, veuillez s.v.p. consulter la Déclaration de confidentialité de l’OUAC.
Quels documents les élèves doivent-elles et ils téléverser dans la section « Documents – Téléverser » de la demande au premier cycle?
Les élèves peuvent téléverser les documents en appui à leur demande d’admission, notamment leur preuve de statut au Canada, leur preuve de circonstances atténuantes, leurs résultats de test d’aptitudes linguistiques en anglais, etc. Ces documents ne sont pas obligatoires.
Ce ne sont pas toutes les universités qui acceptent les mêmes types de documents. Dans certains cas, les élèves peuvent téléverser un document à même leur demande d’admission. Dans d’autres cas, les documents doivent être envoyés directement à l’université en question.
Important : Prière de ne pas téléverser le même document à même votre demande d’admission et vers l’université. Prière de suivre les instructions pour l’une ou l’autre option.
Plus d’information sur les exigences en matière de documents des universités
Quel est la procédure à suivre pour les élèves faisant l’objet d’un transfert vers notre école à partir d’un autre établissement, mais ayant déjà soumis une demande aux universités à partir de leur école initiale?
Vous devriez le faire une fois le Dossier scolaire de l’Ontario (DSO) de l’élève est transféré à votre école.
Si l’OUAC ne reçoit pas cet avis, la correspondance relative à l’élève en question continuera d’être acheminée à l’autre école et vous ne pourrez pas mettre à jour ses données scolaires.
Si l’élève fréquente maintenant une autre école de votre conseil scolaire, vous pouvez en modifier le numéro MIDENT dans l’onglet Diplôme – Détails, à l’aide de l’option Données scolaires de COLS. Sinon, l’OUAC peut modifier le numéro MIDENT (BSID) de l’école dans le dossier de l’élève.
Général
Où puis-je trouver l’horaire des dates à retenir?
En règle générale, nous affichons les dates du prochain cycle au printemps.
Que peuvent faire les élèves dont la candidature a été refusée à tous leurs choix de programme?
À compter de juin, les élèves du secondaire de l’Ontario peuvent rechercher d’autres possibilités d’études aux universités de l’Ontario.
Pour débuter leur recherche, les élèves peuvent se rendre au Guide de la demande au premier cycle, puis cliquer sur « Chercher programmes ouverts ».
Dès qu’elles et ils ont trouvé un programme ouvert qui les intéresse, elles et ils peuvent l’ajouter à leur demande au premier cycle.
Nous encourageons également les élèves à communiquer directement avec les universités pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des programmes disponibles, et afin que leur candidature soit considérée aux fins d’admission tardive. Il est possible de demander l’admission à un programme jusqu’au mois d’août.
Comment puis-je modifier mon niveau d’accès à COLS?
Communiquez avec l’administratrice ou l’administrateur responsable de COLS de votre école. Cette dernière ou ce dernier peut modifier votre niveau d’accès.
Notes
Une ou un de mes élèves suit plusieurs cours à l’extérieur de la province ou à l’étranger. Comment dois-je indiquer ces crédits d’équivalence dans son dossier scolaire?
Vous pouvez ajouter un commentaire à l’aide de l’option Données scolaires dans COLS.
Nota : Ce ne sont pas toutes les universités qui recueillent les commentaires auprès de l’OUAC.
Si une ou un élève a obtenu une équivalence de crédits pour des travaux scolaires effectués à l’extérieur du système scolaire ontarien et si, de votre avis, cette information risque d’influer sur sa décision d’admission, il y aurait alors lieu de faire parvenir un relevé de notes papier de l’école de l’extérieur de la province directement au bureau d’admission des universités auxquelles l’élève a fait demande.
Comment les notes de mi-session et les notes finales de cours suivis à une école autre que l’école d’attache de l’élève sont-elles rapportées?
Les écoles peuvent ajouter et maintenir, par le biais de COLS, des cours pour leurs élèves à temps partiel. Lorsqu’une école met à jour le cours d’une ou un de ses élèves à temps partiel, un courriel de notification est envoyé automatiquement à l’école d’attache de l’élève.
Nota : L’élève doit ajouter l’école de ses études à temps partiel dans la section Études de sa demande.
Pourquoi aucune donnée scolaire n’est-elle affichée lorsque j’accède à la section Renseignements sur la demande?
Vous vous trouvez dans la section Renseignements sur la demande, et non dans Données scolaires; c’est là que se trouvent ces renseignements dans COLS.
Les cours, les notes et les détails des diplômes ne sont accessibles que dans la section Données scolaires. Vous pouvez y ajouter, visualiser ou modifier les données scolaires.
Une ou un de mes élèves ayant répété un cours a reçu une note finale plus élevée. Lorsque j’essaie d’ajouter le cours dans COLS, je choisis « Répété » sous Statut du cours, mais je reçois un message d’erreur. Qu’est-ce qui se passe?
Dans le cas d’une candidate ou d’un candidat qui a répété un cours et ayant reçu une note finale plus élevée, la désignation « Répété » devrait être ajoutée au cours ayant la note finale de passage la plus basse et la valeur de crédit devrait être « 0000 ».
Cette désignation (le code « R ») ne devrait pas être utilisée dans le cas d’un échec.
La valeur de crédit du cours ayant la note finale plus élevée devrait être supérieure à 0000.
Consulter « Statut du cours » dans Comment rapporter les notes et les détails du diplôme.
Une ancienne ou un ancien élève a décidé cette année de faire demande à l’université, après avoir pris une année de congé. Où devons-nous acheminer ses relevés de notes?
Certaines écoles secondaires de l’Ontario souscrivent au Système de gestion électronique des relevés de notes (SGéRN) par l’entremise d’OCAS, lequel permet aux candidates et candidats qui ne sont pas des élèves actuelles et actuels du secondaire de l’Ontario, d’exiger l’envoi de leur relevé de notes d’études secondaires de l’Ontario, et ce, à même leur demande d’admission. De telles demandes de relevés de notes sont traitées par voie électronique.
Si votre école ne souscrit pas au SGéRN, vous devrez alors envoyer une copie papier des relevés de notes directement aux bureaux d’admission des universités sélectionnées par l’élève en question.
Veuillez indiquer le Numéro de référence OUAC de la candidate ou du candidat sur tout relevé de notes. Ceci permettra aux universités d’associer le relevé de l’élève à sa demande d’admission.
N’envoyez pas ces documents à l’OUAC. Nous ne sommes pas en mesure de les acheminer aux universités ni de les retourner à l’école émettrice.
Une ou un de mes élèves fréquentait préalablement une école secondaire située à l’extérieur de l’Ontario. L’élève ne recevra pas son DESO avant la fin de l’année scolaire. Pouvons-nous toujours soumettre ses notes par voie électronique à l’OUAC, avec celles des autres candidates et candidats qui amorceront leurs études universitaires?
Non. Tous les candidates et candidats fréquentant actuellement une école secondaire de l’Ontario qui ne recevront pas leur DESO avant la fin de l’année scolaire doivent faire acheminer leurs relevés de notes, ainsi que toutes les notes décernées par votre école, directement aux universités de leur choix.
Une ou un élève vient de décider de faire demande à l’université après l’envoi du fichier de notes de février. Or, ses données scolaires étaient incluses dans ce fichier. Les notes de février seront-elles comprises dans son dossier scolaire, même si elle ou il a fait demande après que le fichier de notes a été traité, ou dois-je ajouter ses notes de façon manuelle?
Vous n’avez pas besoin d’ajouter manuellement ses notes. Toutes les données scolaires de l’élève doivent correspondre à celles contenues dans sa demande. Vous et l’élève devez vérifier l’exactitude des données. Vous pouvez effectuer toutes les mises à jour nécessaires en utilisant l’option Données scolaires dans COLS.
Les élèves de 12e année de mon école se préparent à modifier leur horaire du deuxième semestre avant la fin de janvier. Dois-je également apporter ces modifications à leurs données scolaires (au moyen de l’option Données scolaires) avant la levée des résultats scolaires de février à l’OUAC?
Non, il n’est pas nécessaire de modifier les dossiers par l’entremise des COLS.
Les modifications aux cours suivis par l’élève sont notées dans la base de données de l’école, lesquelles sont acheminées a l’OUAC lors de la levée des résultats scolaires de février. L’OUAC mettra à jour les dossiers des élèves, ce qui inclura les cours ajoutés, supprimés ou modifiés dans cette transmission.
Cette mise à jour s’applique aussi lors des levées des résultats scolaires d’avril et de juillet.
Une ou un de mes élèves fait l’objet de circonstances atténuantes qui ont affecté son rendement scolaire. Comment puis-je informer les universités de son choix qu’elle ou il souhaiterait voir sa demande évaluée en fonction de ces circonstances?
Les candidates et les candidats devraient communiquer directement avec chaque université qu’elles ou ils ont choisi, afin de connaître les circonstances atténuantes susceptibles d’avoir une incidence négative sur l’état de leur admission. Veuillez consulter les Circonstances atténuantes de chaque université.
Elles ou ils devraient inclure leur numéro de référence OUAC dans toutes leurs correspondances. Il se peut qu’elles ou ils vous demandent de fournir des documents supplémentaires en appui à leur demande.
Toutes les communications devraient parvenir au service d’admission de l’université à laquelle la candidate ou le candidat a présenté sa demande d’admission ou, le cas échéant, au service responsable des étudiantes et étudiants handicapés, afin de discuter des services ou accommodements nécessaires. Il y aurait lieu de prendre ces mesures au début du processus de demande d’admission, afin que les besoins individuels puissent être pris en compte de manière adéquate.
Certaines universités fournissent également des logements spéciaux pour les étudiantes et étudiants ayant un handicap physique. Nous conseillons aux étudiantes et étudiants de communiquer avec l’administratrice ou l’administrateur du service de résidence lorsque des accommodements spéciaux de résidence sont nécessaires.
Paiement
Pourquoi a-t-on exigé des droits additionnels à l’une ou l’un de mes élèves qui a tenté d’ajouter un choix additionnel d’université ou de programme?
Les élèves doivent verser des frais de 50 $ pour tout choix additionnel de programme ou d’université (au-delà de leurs 3 choix initiaux).
Les choix additionnels ne seront acceptés et traités que lorsque l’élève aura payé les frais exigés.