Déclaration de confidentialité de COLS

Dernière mise à jour : Le 6 septembre 2023

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous »), une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO), s’engage à respecter votre vie privée. Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme universitaire de premier cycle ou à un programme d’une faculté de médecine, de droit, de formation à l’enseignement ou des sciences de la réadaptation de l’Ontario, le demande d’admission doit être traitée par le biais de l’OUAC. Nous traitons également les demandes d’admission à d’autres programmes de cycle supérieur et professionnels offerts par les universités de l’Ontario, ainsi que les demandes de relevés de notes pour l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario et le Conseil Ontarien d’Évaluation des Qualifications. La présente Déclaration de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, y compris la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels que vous fournissez.

En soumettant le formulaire, dûment rempli, d’inscription d’administratrice/administrateur des Services en ligne pour conseillères et conseillers (« COLS ») – y compris aux fins d’inscription d’une utilisatrice ou un utilisateur COLS – ou le formulaire d’inscription à COLS pour les conseils scolaires, (le « formulaire ») par le biais de l’OUAC, vous nous autorisez à recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous et d’autres organisations, au besoin, afin de compléter et de traiter votre formulaire. Vous nous autorisez également à divulguer à des tiers, y compris, sans toutefois s’y limiter, les universités de l’Ontario, les renseignements personnels que vous nous fournissez et les autres renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre formulaire.

Quels renseignements recueillons-nous?

Nous recueillons les renseignements personnels des manières suivantes :

Renseignements que vous nous fournissez

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire, ou en rapport à votre formulaire.
  • Nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous, si vous avez un commentaire ou une question.

Renseignements que nous recueillons automatiquement

  • Nous recueillons les renseignements suivants lorsque vous visitez le site Web de l’OUAC :
    • l’adresse de protocole Internet de votre appareil (p. ex. IP 324.45.123.11);
    • le système d’exploitation de votre appareil et le navigateur Web que vous utilisez pour consulter le site Web de l’OUAC;
    • le site de renvoi, le cas échéant;
    • les pages que vous consultez dans le site Web de l’OUAC; et
    • la date, l’heure et la durée de votre visite.
  • Nous suivons vos activités en ligne dans le site Web de l’OUAC à l’aide de témoins et d’outils d’analyse Web.

Comment utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :

  • traiter votre formulaire et vous fournir d’autres services.
  • vérifier et confirmer les renseignements contenus dans votre formulaire.
  • maintenir et améliorer le système de l’OUAC.
  • communiquer avec vous au sujet de votre formulaire et d’autres services, y compris par courriel.
  • répondre à vos demandes et à vos questions.
  • créer des données, des données agrégées et des rapports devant être utilisés par nous, par les établissements d’enseignement et gouvernementaux et par des chercheurs.
  • mener des recherches et des analyses et prêter main-forte à d’autres activités de recherche.
  • protéger nos systèmes et l’intégrité de notre processus de vérification.
  • mener des enquêtes à la suite de revendications juridiques et faire appliquer nos droits et ceux des universités de l’Ontario.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins auxquelles vous aurez consenti, et à des permises ou exigées par la législation applicable.

Nous maintenons une version électronique – actuelle et préalable – de votre formulaire.

Comment partageons-nous vos renseignements?

Nous préservons la confidentialité des renseignements personnels et les divulguons uniquement aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Nous partageons les renseignements personnels avec les tiers suivants :

Universités

  • Nous divulguons aux universités de l’Ontario les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire. Ces dernières recueillent les renseignements personnels par le biais de l’OUAC conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Vous trouverez les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario dans les sites Web de chaque établissement.

Fournisseurs de services

  • Il se peut que nous transférions les renseignements personnels, si nécessaire, à des tiers qui fournissent des services en notre nom, notamment des fournisseurs services d’hébergement, de stockage et traitement de données, de recherche et analyse, et des vérificateurs chargés d’analyser nos systèmes pour s’assurer de la protection des renseignements personnels.

Nota : Il se peut que les renseignements personnels soient stockés et traités dans un pays où est situé un fournisseur tiers que nous engageons. Par conséquent, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Canada vers des territoires de compétence ayant des règles de protection des données différentes de celles du Canada. Lorsque ces renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays en question, et peuvent ainsi être assujettis à la divulgation du gouvernement, des tribunaux ou des autorités policières ou réglementaire dudit pays, conformément aux lois de ce dernier.

Établissements d’enseignement, instances gouvernementales et chercheurs

  • Il se peut que nous divulguions les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire aux universités de l’Ontario et/ou aux écoles secondaires ou conseils scolaires de l’Ontario, à des fins d’élaboration et de recherche en matière d’admission, d’inscription et autres. Vous trouverez les avis de collecte de renseignements personnels de ces établissements dans les sites Web de chaque établissements.
  • Il se peut que nous divulguions les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire au ministère de l’Éducation ou au ministère des Collèges et Universités, à des fins d’élaboration de politiques et de recherche, tel qu’il est stipulé et autorisé par la Loi sur l’éducation et la Loi sur le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités.
  • Il se peut que nous divulguions les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire à des chercheurs (à la discrétion de l’OUAC), à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de pratiques universitaires et de recherche.

De plus, il se peut que nous utilisions et divulguions les renseignements si nous estimons qu’une telle utilisation ou une telle divulgation est permise, nécessaire ou appropriée :

  • en vertu des lois applicables;
  • afin de se conformer au processus judiciaire ou à quelque autre obligation légale, y compris nos obligations contractuelles;
  • afin de répondre aux demandes d’autorités gouvernementales;
  • afin de protéger nos opérations ou celles des universités ou de tiers;
  • afin de protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité et notre propriété, ainsi que ceux de nos affiliés, de vous-même et des autres; et
  • afin de nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les préjudices que nous pouvons subir, y compris le recouvrement de créances contractées par vous à notre égard.

Il se peut que nous transférions les renseignements, personnels et autres, à un tiers, advenant quelque réorganisation, transfert ou autre aliénation de la totalité ou de la quasi-totalité de nos opérations ou actifs.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques afin de protéger les renseignements personnels contre les accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

  • Nous limitons l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés et aux fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de tels renseignements aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.
  • Nous conservons des dossiers électroniques hors site dans le cadre de nos procédures de reprise après sinistre. Ces dossiers demeurent au Canada.
  • Nous utilisons des mesures de sécurité conformes aux normes de sécurité de l’industrie lors des activités de transfert de données. Tous les fichiers transférés vers, ou à partir, de l’OUAC utilisent un protocole Secure Socket Shell (SSH). Les fichiers contenant des renseignements personnels comprennent une couche d’encodage additionnelle.
  • Nos fournisseurs tiers sont tenus d’assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et de les utiliser uniquement dans la limite des lois applicables en matière de protection de la vie privée

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour assurer la sécurité des renseignements personnels qui sont sous notre garde et notre contrôle, nous ne pouvons garantir que les renseignements personnels seront toujours utilisés de façon conforme aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité; par ailleurs, puisqu’aucune méthode de transmission de stockage électronique d’information n’est parfaitement sécurisée ou dénuée d’erreurs, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue. Si vous avez des raisons de penser que vos échanges avec nous ne sont plus sécurisés (p. ex. si vous estimez que la sécurité de quelque renseignement que vous nous avez fourni a été compromise), veuillez alors communiquer immédiatement avec nous.

Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels ou les corriger?

Au cours d’un cycle d’admission, vous pouvez communiquer avec l’OUAC pour accéder aux renseignements personnels et, dans la plupart des cas, y apporter des mises à jour. Si vous ne pouvez accéder aux renseignements personnels ou y apporter des mises à jour, vous devez alors soumettre une demande par écrit demandant la révision des renseignements personnels à votre sujet; nous vous fournirons les renseignements personnels en question, dans la mesure requise par la loi. Vous pouvez aussi contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels à votre égard contenus dans nos dossiers. Si vous démontrez avec succès que les renseignements personnels contenus dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous y apporterons les modifications nécessaires.

Sites Web et services de tiers

Nos sites Web comprennent des liens vers des sites tiers pertinents au processus de demande d’admission aux universités. La présente Déclaration de confidentialité ne s’étend à aucun site Web, produit ni service fourni par un tiers. Ces sites Web liés comportent leurs propres politiques de confidentialité distinctes, lesquelles nous vous recommandons de lire attentivement.

Nous n’avons aucun contrôle sur de tels sites Web et ne sommes donc aucunement responsables de la manière dont les organisations qui opèrent ces sites Web liés recueillent, utilisent, divulguent ou traitent les renseignements personnels.

Modifications à la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité est actuelle à la date de « Dernière mise à jour » affichée à la partie supérieure de la présente page. Il se peut que nous mettions à jour la présente Déclaration de confidentialité de manière périodique, afin de refléter d’éventuelles modifications à nos pratiques en matière de renseignements personnels. En pareil cas, nous publierons la déclaration révisée dans le présent site Web. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la déclaration de confidentialité en vigueur au moment de leur collecte, ou selon votre consentement.

Pour communiquer avec nous

Prière de communiquer en tout temps avec notre agente ou agent de protection de la vie privée si :

  • vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité, ou ayant rapport aux renseignements personnels ou à nos pratiques de confidentialité;
  • vous souhaitez accéder aux renseignements personnels à votre sujet dont nous avons la garde ou le contrôle, et/ou les corriger; ou
  • vous avez une plainte relativement à la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Coordonnées de l’agente/agent de protection de la vie privée de l’OUAC :