Déclaration de confidentialité
Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous »), une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO), s’engage à respecter votre vie privée. Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme universitaire de premier cycle ou à un programme d’une faculté de médecine, de droit, de formation à l’enseignement ou des sciences de la réadaptation de l’Ontario, la demande d’admission doit être traitée par le biais de l’OUAC. Nous traitons également les demandes d’admission à d’autres programmes de cycle supérieur et professionnels offerts par les universités de l’Ontario, ainsi que les demandes de relevés de notes pour l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario et le Conseil Ontarien d’Évaluation des Qualifications. La présente Déclaration de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, y compris la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.
L’OUAC, agissant pour le compte des universités de l’Ontario, organise et administre les Dialogues entre les conseillers et les universités de l’Ontario (les « Dialogues »). À cette fin, l’OUAC a retenu les services d’un tiers, Acadiate, afin de gérer la livraison et la collecte de données pour les Dialogues. L’avis de collecte des renseignements personnels de Acadiate se trouve dans le site Web de cette entreprise. Pour plus d’information à ce sujet, prière de consulter la politique de Acadiate.
En vous inscrivant aux Dialogues, vous autorisez Acadiate à recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous, si nécessaire, pour compléter et traiter votre inscription pour les Dialogues. Vous acceptez également que Acadiate communiquera à l’OUAC les renseignements personnels que vous fournissez à Acadiate, en rapport à votre inscription et/ou participation à cet événement. L’OUAC divulguera ces renseignements personnels aux universités de l’Ontario. Les universités de l’Ontario recueillent vos renseignements personnels de l’OUAC par le biais d’Acadiate conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement. Pour plus d’information, prière de consulter les politiques des universités de l’Ontario. Pour choisir de ne pas recevoir de communications des universités de l’Ontario, veuillez vous désabonner directement auprès de ces dernières.
Quels renseignements recueillons-nous?
Nous recueillons les renseignements personnels à votre sujet des manières suivantes :
- Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez à Acadiate, en rapport à votre inscription et/ou votre participation aux Dialogues.
- Nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous, si vous avez un commentaire ou une question.
Comment utilisons-nous vos renseignements?
Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :
- communiquer avec vous à propos des Dialogues et des programmes spécifiques ou sondages, y compris par courriel.
- répondre à vos demandes et à vos questions.
- créer des données, des données agrégées et des rapports devant être utilisés par nous et par les universités de l’Ontario.
- mener des recherches et des analyses et prêter main-forte à d’autres activités de recherche.
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins auxquelles vous aurez consenti, et à des fins permises ou exigées par la législation applicable.
Acadiate et l’OUAC détruiront, au plus tard le janvier 2025, les renseignements personnels que vous fournissez dans le cadre de votre inscription et/ou participation aux Dialogues.
Comment partageons-nous vos renseignements?
Nous préservons la confidentialité de vos renseignements personnels et les divulguons uniquement aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Nous partageons vos renseignements personnels avec les tiers suivants :
Universités
- Nous divulguons aux universités de l’Ontario les renseignements personnels que vous fournissez à Acadiate. Si vous soumettez des questions spécifiques à une université, nous communiquerons ces dernières, y compris vos renseignements personnels, à l’université visée, afin qu’elle puisse répondre directement à votre question. Les universités de l’Ontario recueillent vos renseignements personnels de l’OUAC par le biais d’Acadiate conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement.
Fournisseurs de services
- Il se peut que nous transférions vos renseignements personnels, si nécessaire, à des tiers qui fournissent des services en notre nom, notamment des fournisseurs de services d’hébergement, de stockage et traitement de données, de recherche et d’analyse, et des vérificateurs chargés d’analyser nos systèmes pour s’assurer de la protection de vos renseignements personnels.
Nota : Il se peut que vos renseignements personnels soient stockés et traités dans un pays où est situé un fournisseur tiers que nous engageons. Par conséquent, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Canada vers des territoires de compétence ayant des règles de protection des données différentes de celles du Canada. Lorsque ces renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays en question, et peuvent ainsi être assujettis à la divulgation du gouvernement, des tribunaux ou des autorités policières ou réglementaire dudit pays, conformément aux lois de ce dernier.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous avons en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques afin de protéger vos renseignements personnels contre les accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.
- Nous limitons l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employées et employés et aux fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de tels renseignements aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.
- Nous conservons des dossiers électroniques hors site dans le cadre de nos procédures de reprise après sinistre. Ces dossiers demeurent au Canada.
- Nous utilisons des mesures de sécurité conformes aux normes de sécurité de l’industrie lors des activités de transfert de données. Les fichiers transférés vers ou à partir de l’OUAC utilisent un protocole Secure Socket Shell (SSH). Les fichiers contenant des renseignements personnels comprennent une couche d’encodage additionnelle.
- Nos fournisseurs tiers sont tenus d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement dans la limite des lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Bien que nous prenions les mesures appropriées pour assurer la sécurité des renseignements personnels qui sont sous notre garde et notre contrôle, nous ne pouvons garantir que vos renseignements personnels seront toujours utilisés de façon conforme aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité; par ailleurs, puisqu’aucune méthode de transmission de stockage électronique d’information n’est parfaitement sécurisée ou dénuée d’erreurs, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue. Si vous avez des raisons de penser que vos échanges avec nous ne sont plus sécurisés (p. ex. si vous estimez que la sécurité de quelque renseignement que vous nous avez fourni a été compromise), veuillez alors communiquer immédiatement avec nous.
Modifications à la présente Déclaration de confidentialité
La présente Déclaration de confidentialité est actuelle à la date de « Dernière mise à jour » affichée à la partie supérieure de la présente page. Il se peut que nous mettions à jour la présente Déclaration de confidentialité de manière périodique, afin de refléter d’éventuelles modifications à nos pratiques en matière de renseignements personnels. En pareil cas, nous publierons la déclaration de confidentialité révisée dans le présent site Web. Nous traitons vos renseignements personnels conformément à la déclaration de confidentialité en vigueur au moment de la collecte desdits renseignements, ou selon votre consentement.
Déclaration de la participante/du participant
En vous inscrivant et/ou participant aux Dialogues, vous acceptez les pratiques relatives à vos renseignements personnels stipulés dans la présente déclaration de confidentialité des Dialogues entre les conseillers et les universités de l’Ontario.
Pour communiquer avec nous
Prière de communiquer en tout temps avec notre agente ou agent de protection de la vie privée si :
- vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité, ou ayant rapport à vos renseignements personnels ou nos pratiques de confidentialité;
- vous souhaitez accéder aux renseignements personnels à votre sujet dont nous avons la garde ou le contrôle, et/ou les corriger; ou
- vous avez une plainte relativement à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.
Coordonnées de l’agente/agent de protection de la vie privée de l’OUAC :
- Téléphone : 519 823-1940
- Adresse électronique : privacyofficer@ouac.on.ca