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Ajouter des notes pour les élèves à temps partiel
Ajoutez et mettez à jour les cours de vos élèves à temps partiel dans COLS, en suivant la même procédure utilisée pour vos élèves à plein temps.
Nous avons ajouté le paramètre de recherche « Statut de l’élève » dans Données scolaires, afin de vous permettre de vos élèves à plein temps et/ou à temps partiel.
Vous pouvez uniquement afficher et mettre à jour les cours ajoutés sous votre numéro MIDENT pour vos élèves à temps partiel. Vous n’avez pas accès à leurs données scolaires complètes.
Vos élèves à temps partiel doivent ajouter votre école à la section Antécédents scolaires de leur demande au premier cycle, afin que vous soyez en mesure de gérer manuellement les cours qu’elles ou ils suivent dans votre école.
L’école d’inscription de l’élève à plein temps peut ajouter et mettre à jour tous les cours ajoutés au dossier OUAC de cette dernière ou ce dernier. Ceci comprend les cours ajoutés et mis à jour par l’école où l’élève est inscrite ou inscrit à temps partiel.
Nous ferons parvenir un courriel à l’administratice ou l’administrateur COLS de l’école d’attache de l’élève dès que l’école fréquentée à temps partiel par l’élève aura rapporté ses cours et/ou ses notes. L’école d’attache doit corriger toute erreur de duplication et de cours répété.
Code de statut de diplômé
Indique l’admissibilité de la candidate ou du candidat à l’obtention du DESO. Aucune valeur par défaut n’est permise.
| Code valide | Description |
|---|---|
| 1 | DESO obtenu (EOCIS). (Passe par défaut à 4.) |
| 2 | Sera admissible au DESO à la fin du programme d’études actuel (EOCIS). (Passe par défaut à 5.) |
| 3 | Ne sera pas admissible au DESO (peu importe le curriculum). |
| 4 | DESO obtenu (OSS). |
| 5 | Sera admissible au DESO à la fin du programme d’études actuel (OSS). |
Code de cours
Code unique servant à identifier un cours du niveau secondaire de l’Ontario. Il doit s’agir du code de cours commun établi par le ministère des Collèges et Universités
Sixième caractère du code de cours
Afin de faciliter le traitement des données scolaires à l’OUAC, il est essentiel que les cours rapportés lors des levées de résultats scolaires de février, d’avril et de juillet (soit, respectivement, les 2e, 3e et 4e transmissions de données) comportent, en sixième position, le même caractère rapporté à la première transmission des données en novembre.
Par exemple, un cours rapporté comme ENG4U1 dans les données de la demande doit être rapporté selon le même format (ENG4U1 et non ENG4U) dans toutes les transmissions subséquentes.
Dans le cas d’un cours spécifique suivi simultanément (p. ex. le jour et le soir), le sixième caractère du code de cours doit être différent pour chaque cours, et ce, afin de s’assurer que les universités conservent correctement les renseignements sur l’élève.
Exemple : ENG4U1 202506 (jour) et ENG4U 202506 (soir).
Code de programme de Majeure haute spécialisation (MHS)
Code servant à identifier le programme MHS auquel est inscrit ou a réussi l’élève.
Dans le cas d’un programme MHS réussi (valeur de « Y »), il faut alors fournir le code de programme MHS, lequel doit correspondre au programme réussi.
Date de conclusion
La date de réussite – actuelle ou prévue – du cours. Le format est AAAAMM.
Des entrées en double pour un même code de cours sont possibles si la date de réussite et/ou le type de cours diffère pour chaque entrée.
Exemple : le cours ENG4U complété en juin 2024 aurait une date de réussite de « 202406 »; le cours ENG4U faisant l’objet d’une mise à jour en juin 2025 aurait une date de réussite de « 202506 ».
Si la date de réussite et les codes de cours sont identiques, le sixième caractère du code de cours doit alors être différent, afin de s’assurer que les universités reçoivent l’information exacte.
Afin que nous puissions traiter les données sur les notes et éviter les erreurs dans le dossier scolaire des élèves, vous devez rapporter des dates de réussite de cours qui sont identiques au niveau des données de la demande d’admission et à celles de la collecte des notes.
Par exemple, un cours dans la demande d’admission dont la date de réussite est « 202502 » (février 2025) doit être rapporté exactement avec la même date de réussite (soit « 202502 » et non « 202501 ») dans les transmissions subséquentes.
Date d’émission du DESO
Date à laquelle l’élève a obtenu son DESO (date de diplomation).
Cette date peut seulement être transmise si la candidate ou le candidat a obtenu son diplôme (Code d’admissibilité au DESO = « 1 » ou « 4 »); il ne peut s’agir d’une date ultérieure.
Exigence en matière de compétences linguistiques dans les écoles secondaires
| Code valide | Description | Action |
|---|---|---|
| E | A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en anglais | Données automatisées – code « E » |
| F | A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en français | Données automatisées – code « F » |
| B | A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en anglais et en français | Données automatisées – code « B » |
| – | Non complété | Données automatisées – laisser vide |
| X | Sans objet (S.O.) | |
| N | Non signalé |
Langue d’enseignement
Il s’agit de la langue d’enseignement du cours.
- Dans le cas de formulaires papier, la valeur par défaut est « E » (anglais) si la case est vide.
- Dans les données soumises par voie électronique, aucune valeur par défaut n’est acceptée.
| Code valide | Description |
|---|---|
| F | Le cours est ou était enseigné en français (p. ex. histoire, géographie, mathématiques). Ne pas inscrire « F » pour les cours de français langue seconde. |
| E | Le cours est ou était enseigné en anglais. |
| B | Le cours est ou était enseigné en français et en anglais. |
MHS
A rempli toutes les exigences de la MHS au moment de l’obtention du DESO.
| Code valide | Description |
|---|---|
| (espace) | Non rapporté |
| Y | Oui |
| N | Non |
Si la MHS est réussie (valeur de « Y »), le Code d’admissibilité au DESO doit alors être de « 1 » ou « 4 », puisque la réussite de la MHS ne peut être conférée qu’au moment de l’obtention du DESO.
Mode de livraison du cours
Sert à définir si l’élève est inscrite ou inscrit à une école du jour, du soir ou d’été, ou s’est inscrit(e) à des cours par correspondance ou une autre mode de livraison (apprentissage virtuel, apprentissage en ligne ou une école privée). Si le champ est vide, la valeur « D » (jour) est rapportée par défaut.
| Code valide | Description |
|---|---|
| D | Cours du jour |
| N | Cours du soir |
| S | Cours d’été |
| C | Cours par correspondance |
| O | Autre |
Numéro d’identification du Ministère de l’Éducation (« MIDENT ») du cours
Le numéro MIDENT est prélevé au niveau du code du cours. Si le champ est vide ou si la valeur « 000000 » est fournie, nous indiquerons alors automatiquement le numéro MIDENT de l’école ayant soumis le fichier de notes.
Si vous ne connaissez pas le numéro MIDENT du cours, saisissez la valeur par défaut « 000002 » (« Autre école secondaire/N’est pas l’école d’attache »).
Notes :
- Le numéro MIDENT doit être numérique et doit comporter 6 caractères.
- Valeur par défaut du numéro MIDENT : « 000000 ».
- Seuls les numéros MIDENT des écoles compris dans le fichier des écoles secondaires de l’OUAC sont prélevés.
Note relative au cours
Indique des circonstances spéciales relatives à un cours.
| Code valide | Description |
|---|---|
| C | Programme d’enseignement coopératif |
| F | Cours d’un programme de français de base, étendu ou d’immersion |
| M | Programme d’études modifié ne menant pas à un crédit |
| I | Études pluridisciplinaires |
| S | Circonstances spéciales |
| A | Autres exigences ne menant pas à un crédit |
| H | Majeure haute spécialisation |
| X | Cours substitué à un cours obligatoire donnant droit à un crédit |
| B | Rajustement de crédits; cours combinés dépassant la valeur maximale de crédits |
| P | Cours suivi à une école privée inspectée |
| T | Double crédit pour un cours enseigné en équipe |
| Z | Réservé à l’usage interne de l’OUAC |
Dans le cas d’un cours dont la note attribuée est « M » ou « A », la valeur du crédit doit être de « 0000 » et le statut du cours doit être « X ».
Service communautaire
| Option | Description | Action |
|---|---|---|
| Oui | Complété | Données automatisées – utiliser code « 1 » |
| Non | Non complété | Données automatisées – utiliser code « 2 » |
Statut du cours
| Code valide | Description |
|---|---|
| D | Supprimé |
| R | Répété |
| W | Abandonné |
| X | Sans objet |
Cours supprimés
- Les résultats scolaires rapportés en ligne doivent comprendre le code « D ».
- Résultats scolaires rapportés manuellement : Laisser ce champ vide et cocher « Abandonner » à côté du cours.
Cours répétés
- Veuillez utiliser la désignation « Répéter » pour l’un des cours réussis, mais seulement si les notes finales de tous les cours réussis sont disponibles. Utilisez la désignation « R » pour le cours ayant la note de passage la moins élevée.
- Prière de ne pas utiliser le code « R » si l’élève a échoué le cours.
- Les résultats scolaires rapportés en ligne ou manuellement doivent contenir le code « R » dans la colonne Statut du cours et « 0000 » dans la colonne Valeur en crédits.
Cours abandonnés (soit ceux qui doivent demeurer au dossier scolaire de l’élève)
- Modifier la Date de conclusion du cours afin qu’elle corresponde à la date (année/mois) à laquelle l’élève a abandonné le cours. (Ceci nécessite la suppression du cours actuel et l’ajout d’un nouveau cours).
- Les résultats scolaires rapportés en ligne ou manuellement doivent contenir le code « W » dans la colonne Statut du cours et « 0000 » dans la colonne Valeur en crédits.
- Une Note finale doit être rapportée pour le cours abandonné.
Titre du cours
Description ou nom du cours (p. ex. Musique, Biologie).
Type de cours
Sert à définir le type de cours suivi par l’élève. Si le champ est vide, la valeur « R » est rapportée par défaut.
| Code valide | Description |
|---|---|
| R | Régulier (y compris l’apprentissage virtuel et les cours autonomes/privés) |
| O | D’enseignement coopératif. En cours d’emploi si le type de cours est « O »; la « note spéciale » relative au cours doit comprendre le code « C ». |
Assurez-vous également que la valeur en crédits des cours réguliers des filières 4U/M est de 1,0 seulement (sauf dans le cas des exceptions approuvées par le ministère).
Note %
Note % est la note obtenue pour ce cours, en format numérique; prière de n’utiliser aucune décimale.
Type de note
Le code qui précise à quel moment la note a été rapportée pour le cours en question. Aucune valeur par défaut n’est permise.
| Code valide | Description |
|---|---|
| P | Projetés Tous les cours qui seront suivis lors de la période correspondant au deuxième semestre. |
| C | Cours actuels Tous les cours suivis lors de la période correspondant au semestre actuel. |
| M | Mi‑semestrielle |
| F | Finale |
Notes :
- Si le Type de note est « P » ou « C », seuls des espaces peuvent être inscrites dans le champ Note (%).
- Si le Type de note est « M » ou « F », une note de format numérique doit être inscrite.
- Si le Type de note est « F », la note ne peut pas être rapportée avant la Date de fin du cours. En outre, une fois passée la date de fin du cours, seul le type « F » (note finale) peut être rapporté.
Valeur en crédits
« Pondération » ou valeur en crédits telle que déterminée par le ministère.
- Pour les levées manuelles, inscrire un chiffre dans cette case seulement si la valeur à rapporter n’est pas 1,0. (Nota : Un champ laissé vide sera rapporté comme 1,0.)
- Dans les données soumises par voie électronique, aucune valeur par défaut n’est permise.
| Valeurs en crédit valides | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0000 | 0025 | 0030 | 0033 | 0034 | 0050 | 0066 | 0067 |
| 0075 | 0100 | 0120 | 0125 | 0130 | 0133 | 0137 | 0150 |
| 0167 | 0175 | 0200 | 0233 | 0250 | 0266 | 0267 | 0300 |
| 0333 | 0367 | 0400 | 0433 | 0467 | 0500 | 0533 | 0567 |
| 0600 | 0633 | 0667 | |||||
Notes :
- 1,0 est représenté par « 0100 » dans le tableau; 1,5 est représenté par « 0150 » 0,5 est représenté par « 0050 ».
- Les cours 4U/M doivent toujours avoir une valeur en crédit de 1,0 ou plus.