Les écoles et les conseils scolaires soumettent les fichiers de notes électroniques à l’OUAC lors de chaque période de collecte de notes. Une fois envoyé le fichier de notes électronique pour une période de collecte donnée, des fichiers subséquents peuvent être envoyés si certaines données doivent être corrigées.
Conseil : Utilisez l’organigramme « La vie d’un fichier » pour suivre le fichier de notes d’une ou d’un élève tout au long du processus de demande d’admission.
Périodes de collecte des notes
Raisons importantes pour lesquelles les écoles secondaires doivent respecter ces dates limites
Les écoles secondaires doivent respecter ces dates limites afin d’assurer que les universités disposent de suffisamment de temps pour recevoir les notes et passer en revue chaque demande d’admission, surtout dans le cas de programmes contingentés.
Veuillez prévoir de soumettre vos fichiers de notes électroniques au moins 1 à 2 jours avant la date limite. Si la plupart des écoles et des conseils scolaires attendaient à la date limite pour soumettre les fichiers de notes électroniques, cela risquerait alors d’en retarder le traitement en raison du volume élevé de données ou des erreurs possibles contenues dans les fichiers, ce qui retarderait en retour l’acheminement des notes aux universités.
Communiquez avec nous si vous avez des questions ou commentaires.
Collecte d’octobre/de novembre
Début : Le 19 sep 2024
Dates limite :
Le 7 nov 2024 (octobre/novembre)
Le 19 nov 2024 (mi-novembre)
Exigences pour la première collecte de données
Transmission d’octobre/de novembre :
- Collecte de notes finales des années précédentes.
- Collecte de toutes les inscriptions, actuelles et projetées, et ce, pour toute l’année scolaire.
Transmission de mi-novembre :
- Collecte toutes les notes mi-session et finales disponibles pour les cours 4U/M.
- Les écoles peuvent commencer à communiquer les notes en cours des cours d’un an, et ce, dès qu’elles sont disponibles.
Procédure de demande d’admission d’hiver
Un certain nombre d’universités offrent une place en première année aux élèves en janvier. En règle générale, ces candidates et candidats satisfont leurs exigences d’admission à l’université (y compris l’obtention du DESO, ainsi qu’aux exigences relatives au service communautaire et à l’exigence provinciale de compétences linguistiques), à une école semestrielle au plus tard en janvier.
Une liste des universités qui offrent l’admission d’hiver ainsi que les dates limites pour les demandes d’admission à ces programmes est disponible à la mi-septembre.
- Les candidates et candidats qui souhaitent faire demande à l’admission d’hiver devront généralement le faire avant la date limite de la première collecte de données d’admission, en octobre/novembre.
- La demande d’admission au premier cycle est accessible à la mi-septembre, ce qui donne aux élèves suffisamment de temps de remplir leur demande avant les dates limites spécifiques des universités.
- Les élèves qui font demande à l’admission d’hiver peuvent également choisir un programme débutant au printemps ou à l’automne.
- Les candidates et candidats qui sélectionnent par erreur l’admission d’hiver doivent se connecter à leur demande d’admission, afin de modifier le point d’admission au programme.
Levée manuelle des notes par l’entremise de COLS
Une ou un responsable d’école autorisé(e) peut saisir les données scolaires en utilisant l’option Renseignements scolaires dans COLS. Si un compte doit être créé pour une ou un élève dans COLS, il est possible de le faire par l’entremise de l’option Créer un compte d’élève.
Bilan des candidatures de l’admission d’hiver
Ce rapport est disponible à partir de l’option Bilans dans COLS.
- Les élèves sont ajoutés à ce bilan au fur et à mesure qu’elles et qu’ils font demande à l’admission d’hiver; c’est pourquoi que vous êtes invités à y retourner régulièrement afin de générer une liste à jour.
- Cette dernière est ventilée par ordre alphabétique et est disponible en format HTML ou Excel.
- À l’aide de cette liste, veuillez saisir les résultats scolaires préalables et intérimaires de l’élève et, dès qu’ils sont disponibles, les résultats scolaires finaux et les données relatives au DESO, en utilisant l’option Données scolaires dans COLS.
Levée de résultats scolaires de février
Début : Le 20 jan 2025
Dates limite : Le 13 fév 2025
Exigences pour la 2e collecte de données
Objet :
- Collecte de mises à jour concernant le DESO.
- Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
- Collecte de notes actuelles des cours s’échelonnant sur une année.
- Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
- Collecte les données des cours devant être suivis au deuxième semestre de l’année scolaire (y compris les inscriptions/notes aux cours du soir, aux cours par correspondance et aux cours en ligne, le cas échéant).
- Collecte des résultats scolaires projetés de IB.
- Transmission des données scolaires aux universités.
Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes
En février, si vous ne fournissez pas de mise à jour de note pour un cours de l’année actuelle soumis à l’OUAC dans la collecte d’octobre/de novembre, et si le Type de note n’était pas « F » (Finale), nous rayerons automatiquement ce cours du dossier de l’élève.
Levée de résultats scolaires d’avril
Début : Le 17 mar 2025
Date limite : Le 24 avr 2025
Exigences pour la 3e transmission de données
Objet :
- Collecte de mises à jour concernant le DESO.
- Collecte toutes les notes mi-session et finales disponibles pour les cours 4U/M.
- Collecte de notes intérimaires pour les cours s’échelonnant sur une année.
- Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
- Collecte des cours d’été enregistrés.
- Collecte des résultats scolaires projetés de IB.
- Transmission des données scolaires aux universités.
Levée de résultats scolaires finaux de juillet
Début : Le 2 juin 2025
Date limite : Le 7 juil 2025
Exigences pour la 4e transmission de données
Objet :
- Collecte de mises à jour concernant le DESO.
- Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
- Collecte de notes finales de tous les cours actuels s’échelonnant sur une année.
- Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
- Collecte des cours et notes d’été enregistrés.
- Optionnel : Collecte des relevés de notes finales de l’IB. (Nous préférons que vous les fassiez parvenir directement aux choix d’université des candidates et candidats, afin de s’assurer que les universités considèrent de manière appropriée la candidature de ces dernières et ces derniers aux fins d’admission, de bourses d’études, etc.)
- Transmission des données scolaires aux universités.
Levée de résultats scolaires de l’été
Début : Le 21 juil 2025
Date limite : Le 29 août 2025
Exigences pour la 5e transmission de données
Objet :
- Optionnel : Levée de notes d’été.
Erreurs pour les élèves manquant des notes
Le NISO existe déjà
Si, après avoir soumis un fichier de notes, l’erreur « Le NISO existe déjà » s’affiche dans votre fichier journal, veuillez communiquer avec nous immédiatement, puisque nous ne mettrons à jour les notes de l’élève par voie électronique qu’une fois l’erreur corrigée.
Trois raisons peuvent expliquer une telle erreur :
- Le NISO est associé à un(e) autre élève dans la base de données.
- Un compte à déjà été crée pour l’élève en utilisant le code MIDENT d’une autre école.
- Le nom de famille de l’élève inscrit au dossier de l’école ne correspond pas à celui inscrit dans la demande.
Non-concordance de noms de famille
La non-concordance de noms de famille survient lorsqu’une ou un élève modifie son nom de famille dans sa demande.
- Le nom de famille inscrit au dossier de l’école doit correspondre à celui de la demande d’admission avant que nous puissions mettre à jour les notes lors du traitement d’un fichier de notes.
- Le type de non-concordance le plus commun survient lors du retrait ou de l’ajout d’un espace ou d’un point (p. ex. de Boer/deBoer, St. Pierre/St Pierre). Lorsque vous envoyez un nouveau fichier de notes contenant l’épellation initiale du nom de famille, notre système ne reconnaît pas ce dernier; il y voit 2 candidates ou candidats différents associés au même NISO.
- Le nom de famille doit être modifié par vous dans votre système ou par l’élève dans sa demande.
Utiliser le Fichier de numéros de référence pour identifier les candidates et candidats
Rappels relatifs à l’option de Fichier de numéros de référence
Avant chaque transmission du fichier des résultats scolaires, vous pouvez identifier les candidates et les candidats à l’université dans leur(s) fichier(s) d’école ou de conseil. Pour ce faire, sélectionnez l’option « Fichier des numéros de référence OUAC » dans COLS :
- Ce fichier comprend les numéros de référence OUAC des candidates et des candidats aux études universitaires provenant de l’école; il sert à la mise à jour des données scolaires de l’école ou du conseil. Par conséquent, seules les données ayant trait aux élèves qui ont une demande OUAC active y sont transmises.
- Communiquez des questions au sujet de l’importation de ce fichier dans votre système avec votre fournisseur informatique.
Rappels
- Vous devez aviser l’OUAC de tout changement au Numéro MIDENT et au Numéro matricule (« SSSN ») de tout nouvel élève, puisque ces derniers servent à établir les correspondances entre le fichier fourni par l’école ou le conseil et la base de données de l’OUAC.
- Vous devez vous assurer que les élèves (surtout dans le cas de jumeaux ou jumelles) ne partagent pas leur Numéro matricule et leur NISO.
Liens connexes :