Lorsque vous téléchargez un fichier de notes vers l’OUAC, plusieurs validations de fichier et de données sont effectuées. Tout problème trouvé vous est retourné sous forme d’erreur ou d’avertissement. Vous pouvez visualiser ces derniers dans le fichier journal dans la section Fichiers OST – Recherche de COLS.
Voici une liste d’erreurs et avertissements; certains sont affichés à titre d’information, alors que d’autres exigent des mesures correctives.
Si vous ne comprenez pas les erreurs ou les avertissements qui s’affichent, veuillez communiquer avec nous.
Dans le cas d’une note de type « C », la date de réussite doit être ultérieure à la période actuelle (date et mois) de levée des notes (Avertissement 2072)
Aucune action n’est requise.
Code MIDENT du cours est « 000000 » ou n’est pas dans le tableau de l’OUAC
Ceci survient suivant l’une des circonstances suivantes :
- Si le code MIDENT du cours est « 000000 » ou vide, nous afficherons par défaut le code MIDENT de l’école d’attache.
- Si le code MIDENT du cours n’est pas « 000000 » ou vide et ne se trouve pas dans le fichier de l’OUAC, le code générique par défaut s’affichera alors : « 000002 ».
Code de cours et date de conclusion en double
Ne gardez que les notes les plus récentes du cours et supprimez les autres occurrences des mêmes codes de cours et dates de conclusion.
Une note de mi-session devrait être associée à ce cours (Avertissement 2102)
Aucune action n’est requise.
Note finale déjà rapportée pour le cours
Rapporter les notes les plus récentes pour ce même cours.
Ce type de note ne peut prendre une valeur antérieure. Un cours dont le type de note est invalide n’est pas enregistré (Erreur 2111)
Ceci survient suivant l’une des circonstances suivantes :
- Un cours reçu préalablement comme étant « final » est envoyé comme cours de mi-session, en attente ou actuel.
- Un cours reçu préalablement comme étant « de mi-session » est envoyé comme cours en attente ou actuel.
- Un cours reçu préalablement comme étant « actuel » est envoyé comme cours en attente.
Le cours erroné n’est pas enregistré dans le compte OUAC de l’élève.
Date de conclusion non valide
Votre école doit corriger la date et la transmettre à nouveau à COLS.
Code de cours non valide (Erreurs 2053, 2054)
Votre école doit corriger le code. Nous tenterons peut‑être d’y substituer un code valide, si possible.
Nota : Nous ne recueillons pas tous les cours (p. ex. placement coop et cours EQV).
Valeur de crédit non valide (Avertissement 2064; Erreurs 2065, 2083)
Ceci survient suivant l’une des circonstances suivantes :
- Si la valeur de crédit transmise est vide ou « 0001 », l’OUAC affichera la valeur par défaut de « 0100 » et l’avertissement 2064.
- Si la valeur de crédit n’est pas dans le tableau de l’OUAC, l’erreur 2065 s’affichera. Votre école doit corriger la valeur.
- Si le Statut du cours est « W », « R », « X » ou la note est « M » ou « A », la valeur de crédit doit être « 0000 », faute de quoi l’erreur 2083 s’affichera.
Statut de diplôme non valide
La valeur par défaut « Non rapporté » s’affichera.
Type de note non valide (c.-à-d. Mi-semestriel versus Finale)
Il se peut que nous corrigeons le type au moyen du code de cours ou de la date de fin; sinon, votre école doit le corriger.
Indicateur d’école d’attache non valide (Erreur 2101)
Votre école doit corriger la valeur et la transmettre à nouveau. Aucun dossier d’élève n’est généré et aucune mise à jour n’est effectuée au dossier de l’élève.
Code de langue de cours non valide ou manquant
La valeur passera à « E » (anglais).
NISO non valide (Erreur 2004)
Votre école doit corriger le NISO et le retransmettre. Aucun dossier d’élève n’est créé et aucune note n’est enregistrée dans le dossier.
Note mi-semestriel de « zéro » ou aucune note (champ vide) (Erreur 2073)
Une erreur s’affichera pour le cours. Votre école doit saisir une note valide.
Valeurs consignées dans les notes : Sans objet (S.O.), équivalence (EQV) et Autre (« ALT ») (Avertissement 2100)
Valeur laissée vide dans notre système. À l’heure actuelle, l’on ne fait aucune distinction quant au type (Mi‑semestriel contre Final, etc.).
Note numérique supérieure à 100 % (Erreur 2057)
Votre école doit corriger la note.
Le NISO existe déjà
Ceci survient dans suivant l’une des circonstances suivantes :
- Le NISO est déjà associé au dossier d’une ou un autre élève ou
- L’élève a modifié son nom de famille dans la demande et le nom de famille et le NISO ne concordent pas; notre système croit qu’il s’agit de 2 personnes différentes. Veuillez communiquer avec l’élève pour confirmer son nom de famille, puis modifiez-le dans votre système ou dans la demande d’admission au premier cycle.
Échec du traitement
Erreur qui survient lorsque vous tentez de traiter un fichier. Causes habituelles :
- Longueur d’enregistrement incorrecte (souvent causée par une date de fin non valide)
- Fins de ligne manquantes : <CR><LF>
Erreur inconnue
Cela survient lorsque vous tentez de traiter un fichier. Veuillez ne pas envoyer à nouveau votre fichier; communiquez immédiatement avec nous.
Vous ne pouvez pas mettre à jour des notes pour des cours qui sont suivis à une autre école (Erreur 2113)
Aucune action requise. Les établissements qui ne sont pas des écoles d’attache ne peuvent pas rapporter des cours suivis à une autre école. Seuls les cours associés au code MIDENT d’une école autre que l’école d’attache sont enregistrés dans le compte OUAC de l’élève.