Comment rapporter les notes et les détails du diplôme

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Ajouter des notes pour les élèves à temps partiel

Il revient à vous d’ajouter et de mettre à jour dans COLS les cours de vos élèves à temps partiel, en suivant la même procédure utilisée pour vos élèves à plein temps.

Nota : Vous pouvez afficher et mettre à jour les cours ajoutés uniquement sous votre numéro MIDENT pour vos élèves à temps partiel. Vous n’avez pas accès à leurs données scolaires complètes.

Vos élèves à temps partiel doivent ajouter votre école à la section Antécédents scolaires de leur demande 101, afin que vous puissiez gérer les cours qu’ils suivent dans votre école.

L’école où l’élève est inscrit(e) à plein temps peut ajouter et mettre à jour tous les cours ajoutés au dossier OUAC de l’élève en question. Ceci comprend les cours ajoutés et mis à jour par l’école où l’élève est inscrit(e) à temps partiel.

Nous avons ajouté le paramètre de recherche « Statut de l’élève » sous Données scolaires, afin de vous permettre de rechercher vos élèves à plein temps ou à temps partiel.

Nous ferons parvenir un courriel à l’administrateur COLS de l’école d’attache de l’élève dès que l’école fréquentée à temps partiel par l’élève aura rapporté ses cours/notes.

Veuillez consulter la vidéo Comment afficher et modifier les données scolaire pour des instructions sur la gestion des données scolaires des élèves à plein temps et à temps partiel.

Titre du cours

répétés

Description ou nom du cours (p. ex., Musique, Biologie).

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Code de cours

Code unique servant à identifier un cours du niveau secondaire de l’Ontario. Il doit s’agir du code de cours commun établi par le ministère des Collèges et Universités.

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Sixième caractère du code de cours

Afin de faciliter le traitement des données scolaires à l’OUAC, il est essentiel que les cours rapportés lors des levées de résultats scolaires de février, d’avril et de juillet (soit les deuxième, troisième et quatrième transmissions de données) comportent, en sixième position, le même caractère rapporté à la première transmission des données en novembre.

Par exemple, un cours rapporté comme ENG4U1 sur la demande d’admission doit être rapporté selon le même format (et non ENG4U) dans toutes les transmissions.

Dans le cas d’un cours spécifique suivi simultanément (p. ex., le jour et le soir), le sixième caractère du code de cours doit être différent pour chaque cours, et ce, afin de s’assurer que les universités conservent correctement les renseignements sur l’élève.

Exemple : ENG4U1 201906 (jour) et ENG4U 201906 (soir).

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Date de conclusion

La date de réussite – actuelle ou prévue – du cours. Le format est AAAAMM.

Des entrées en double pour un même code de cours sont possibles si la date de réussite ou le type de cours diffère pour chaque entrée.

Exemple : le cours ENG4U complété en juin 2020 aurait une date de réussite de « 202006 »; le cous ENG4U faisant l’objet d’une mise à jour en juin 2021 aurait une date de réussite de « 2021006 ».

Si la date de réussite et les codes de cours sont identiques, le sixième caractère du code de cours doit alors être différent, afin de s’assurer que les universités reçoivent l’information exacte.

Afin que nous puissions traiter les données sur les notes et éviter les erreurs dans le dossier scolaire des élèves, vous devez vous assurer que les dates de réussite de cours rapportées soient identiques au niveau des données dans la demande d’admission et celles de la collecte des notes.

Par exemple, un cours dans la demande d’admission dont la date de réussite est « 202102 » (février 2021) doit être rapporté exactement avec la même date de réussite (soit « 202102 » et non « 202101 ») dans les transmissions subséquentes.

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Valeur en crédits

« Pondération » ou valeur en crédits telle que déterminée par le ministère.

  • Pour les levées manuelles, inscrire un chiffre dans cette case seulement si la valeur à rapporter n’est pas 1,0. (Nota : Un champ laissé vide sera rapporté comme 1,0.)
  • Dans les données soumises par voie électronique, aucune valeur par défaut n’est permise.
Valeurs (ou équivalences) en crédit valides
0000 0025 0030 0033 0034 0050 0066 0067
0075 0100 0120 0125 0130 0133 0137 0150
0167 0175 0200 0233 0250 0266 0267 0300
0333 0367 0400 0433 0467 0500 0533 0567
0600 0633 0667          
  • 1,0 est représenté par « 0100 » dans le tableau; 1,5 est représenté par « 0150 » 0,5 est représenté par
    « 0050 ».
  • Les cours 4U/M doivent toujours avoir une valeur en crédit de 1,0 ou plus.

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Statut du cours

Code valide Description
D Supprimé
R Répété
W Abandonné
X Sans objet

Cours supprimés

  • Les résultats scolaires rapportés en ligne doivent comprendre le code « D ».
  • Résultats scolaires rapportés manuellement : Laisser ce champ vide et cocher « Abandonner » à côté du cours.

Cours répétés

  • Veuillez utiliser la désignation « Répéter » pour l’un des cours réussis, mais seulement si les notes finales de tous les cours réussis sont disponibles. Utilisez la désignation « R » pour le cours ayant la note de passage la moins élevée.
  • Prière de ne pas utiliser le code « R » si l’élève a échoué le cours.
  • Les résultats scolaires rapportés en ligne ou manuellement doivent contenir le code « R » dans la colonne et la Valeur en crédits rapportée doit être « 0000 ».

Cours abandonnés (soit ceux qui doivent demeurer au dossier scolaire de l’élève)

  • La Date de conclusion du cours doit correspondre à la date (année/mois) à laquelle l’élève a abandonné le cours (ce qui nécessite la suppression du cours actuel et l’ajout d’un nouveau cours).
  • Les résultats scolaires rapportés en ligne ou manuellement doivent contenir le code « W » dans la colonne Statut du cours et la dans la colonne rapportée doit être « 0000 ».
  • Une Note finale doit être rapportée pour le cours abandonné.

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Type de note et Note %

Type de note est le code qui précise à quel moment la note a été rapportée pour le cours en question. Aucune valeur par défaut n’est permise.

Code valide Description
P Inscriptions projetées
En vertu des modèles « octomestre », « quadrimestre » ou « semestre », il s’agit de tous les cours qui seront suivis lors du deuxième semestre traditionnel. (P. ex., les cours des 3e et 4e quadrimestres rapportés en octobre/novembre devraient être identifiés comme inscriptions projetées, puisqu’ils tombent dans la même période que le deuxième semestre traditionnel.)
C Inscriptions actuelles
En vertu des modèles « octomestre », « quadrimestre » ou « semestre », il s’agit de tous les cours suivis lors de la période correspondant au premier semestre traditionnel. (P. ex., les cours du 2e quadrimestre rapportés en octobre/novembre devraient être identifiés comme inscriptions actuelles, puisqu’ils tombent dans la même période que le premier semestre traditionnel.)
M Mi‑semestrielle
F Finale

Notes:

  • Si le Type de note est « P » ou « C », seuls des espaces peuvent être inscrites dans le champ Note (%).
  • Si le Type de note est « M » ou « F », une note de format numérique doit être inscrite.
  • Si le Type de note est « F », la note ne peut pas être rapportée avant la Date de fin du cours. En outre, une fois passée la date de fin du cours, seul le type « F » (note finale) peut être rapporté.

Note % est la note obtenue pour ce cours, en format numérique. N’utiliser que des chiffres entiers (aucune décimale).

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Langue d’enseignement

Il s’agit de la langue d’enseignement du cours.

  • Dans le cas de formulaires papier, la valeur par défaut est « E » (anglais) si la case est vide.
  • Dans les données soumises par voie électronique, aucune valeur par défaut n’est acceptée.
Code valide Description
F Le cours est/était enseigné en français (p. ex., histoire, géographie, mathématiques). Ne pas inscrire « F » pour les cours de français langue seconde.
E Cours est/était enseigné en anglais.
B Cours est/était enseigné dans les 2 langues (en français et en anglais).

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Mode de livraison du cours

Sert à définir si l’élève a fréquenté une école du jour, du soir ou d’été, ou s’est inscrit(e) à des cours par correspondance ou une autre mode de livraison (apprentissage virtuel, apprentissage en ligne ou une école privée). Si le champ est vide, la valeur « D » (jour) est rapportée par défaut.

Code valide Description
D Cours du jour
N Cours du soir
S Cours d’été
C Cours par correspondance
O Autre

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Type de cours

Sert à définir le type de cours suivi par l’élève. Si le champ est vide, la valeur « R » est rapportée par défaut.

Code valide Description
R Programme régulier (y compris l’apprentissage virtuel et les cours autonomes/privés)
O Programme d’enseignement coopératif. En cours d’emploi si le type de cours est « O »; la « note spéciale » relative au cours doit comprendre le code « C ».
Assurez-vous également que la valeur en crédits des cours réguliers des filières 4U/M est de 1,0 seulement (sauf dans le cas des exceptions approuvées par le ministère).

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Note spéciale relative au cours

Indique des circonstances spéciales relatives à un cours.

Code valide Description
C Programme d’enseignement coopératif
F Cours d’un programme de français de base, étendu ou d’immersion
M Programme d’études modifié ne menant pas à un crédit
I Études pluridisciplinaires
S Circonstances spéciales
A Autres exigences ne menant pas à un crédit
H Majeure haute spécialisation
X Cours substitué à un cours obligatoire donnant droit à un crédit
B Rajustement de crédits; cours combinés dépassant la valeur maximale de crédits
P Cours suivi à une école privée inspectée
T Double crédit pour un cours enseigné en équipe
Dans le cas d’un cours dont la note attribuée est « M » ou « A », la valeur du crédit doit être de « 0000 » et le statut du cours doit être « X ».

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Numéro d’identification du Ministère de l’Éducation (« MIDENT ») du cours

Le numéro MIDENT est prélevé au niveau du code du cours. Si le champ est vide ou si la valeur « 000000 » est fournie, nous indiquerons alors automatiquement le numéro MIDENT de l’école ayant soumis le fichier de notes.

Si vous ne connaissez pas le numéro MIDENT du cours, saisissez la valeur par défaut « 000002 » (« Autre école secondaire/N’est pas l’école d’attache »).

Notes:

  • Le numéro MIDENT doit comporter 6 caractères.
  • Le numéro MIDENT doit être numérique.
  • Valeur par défaut du numéro MIDENT : « 000000 ».
  • Seuls les numéros MIDENT des écoles inscrites au fichier des écoles secondaires de l’OUAC sont prélevés.

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Code d’admissibilité au Diplôme d’études secondaires de l’Ontario (DESO)

Indique l’admissibilité de la candidate ou du candidat à l’obtention du DESO. Aucune valeur par défaut n’est permise.

Code valide Description
1 DESO obtenu (EOCIS)
2 Sera admissible au DESO à la fin du programme d’études actuel (EOCIS)
3 L’élève ne sera pas admissible au DESO (peu importe le curriculum)
4 DESO obtenu (OSS)
5 Sera admissible au DESO à la fin du programme d’études actuel (OSS)

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Service communautaire

Option Description Action
Oui Complété Données automatisées – code « 1 »
Non Non complété Données automatisées – code « 2 »

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Exigence en matière de compétences linguistiques dans les écoles secondaires

Code valide Description Action
E A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en anglais Données automatisées – code « E »
F A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en français Données automatisées – code « F »
B A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en anglais et en français Données automatisées – code « B »
– Non complété Données automatisées – laisser vide

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Date d’émission du DESO

Date à laquelle l’élève a obtenu son DESO (date de diplomation).

Cette date peut seulement être transmise si la candidate ou le candidat a obtenu son diplôme (Code d’admissibilité au DESO = « 1 » ou « 4 »); il ne peut s’agir d’une date ultérieure.

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Code de programme de Majeure haute spécialisation (MHS)

Code servant à identifier le programme MHS auquel est inscrit ou a réussi l’élève.

Dans le cas d’un programme MHS réussi (valeur de « Y »), il faut alors fournir le code de programme MHS, lequel doit correspondre au programme réussi.

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Majeure haute spécialisation réussie (MHS)

A rempli toutes les exigences de la MHS au moment de l’obtention du DESO.

Code valide Description
(espace) Non rapporté
Y Oui
N Non
Si la MHS est réussie (valeur de « Y »), le Code d’admissibilité au DESO doit alors être de « 1 » ou « 4 », puisque la réussite de la MHS ne peut être conférée qu’au moment de l’obtention du DESO.

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