Comment rapporter les notes et les détails du diplôme
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Liens rapides
- Ajouter des notes pour les élèves à temps partiel
- Code d’admissibilité au Diplôme d’études secondaires de l’Ontario (DESO)
- Code de cours
- Code de programme de Majeure haute spécialisation (MHS)
- Date de conclusion
- Date d’émission du DESO
- Exigence en matière de compétences linguistiques dans les écoles secondaires
- Langue d’enseignement
- MHS
- Mode de livraison du cours
- Note spéciale relative au cours
- Numéro d’identification du Ministère de l’Éducation (« MIDENT ») du cours
- Service communautaire
- Statut du cours
- Titre du cours
- Type de cours
- Type de note et Note %
- Valeur en crédits
Ajouter des notes pour les élèves à temps partiel
Ajoutez et mettez à jour les cours de vos élèves à temps partiel dans COLS, en suivant la même procédure utilisée pour vos élèves à plein temps.
Nota : Vous pouvez uniquement afficher et mettre à jour les cours ajoutés sous votre numéro MIDENT pour vos élèves à temps partiel. Vous n’avez pas accès à leurs données scolaires complètes.
Vos élèves à temps partiel doivent ajouter votre école à la section Antécédents scolaires de leur Demande de premier cycle, afin que vous soyez en mesure de gérer les cours qu’elles ou ils suivent dans votre école.
L’école d’inscription de l’élève à plein temps peut ajouter et mettre à jour tous les cours ajoutés au dossier OUAC de cette dernière ou ce dernier. Ceci comprend les cours ajoutés et mis à jour par l’école où l’élève est inscrite ou inscrit à temps partiel.
Nous avons ajouté le paramètre de recherche « Statut de l’élève » sous Données scolaires, afin de vous permettre de rechercher vos élèves à plein temps ou à temps partiel.
Nous ferons parvenir un courriel à l’administrateur COLS de l’école d’attache de l’élève dès que l’école fréquentée à temps partiel par l’élève aura rapporté ses cours et/ou ses notes.
Vidéo – Comment afficher et modifier les données scolaires
Code d’admissibilité au Diplôme d’études secondaires de l’Ontario (DESO)
Indique l’admissibilité de la candidate ou du candidat à l’obtention du DESO. Aucune valeur par défaut n’est permise.
| Code valide | Description |
|---|---|
| 1 | DESO obtenu (EOCIS). Passe par défaut à 4. |
| 2 | Sera admissible au DESO à la fin du programme d’études actuel (EOCIS). Passe par défaut à 5. |
| 3 | L’élève ne sera pas admissible au DESO (peu importe le curriculum) |
| 4 | DESO obtenu (OSS) |
| 5 | Sera admissible au DESO à la fin du programme d’études actuel (OSS) |
Code de cours
Code unique servant à identifier un cours du niveau secondaire de l’Ontario. Il doit s’agir du code de cours commun établi par le ministère des Collèges et Universités
Sixième caractère du code de cours
Afin de faciliter le traitement des données scolaires à l’OUAC, il est essentiel que les cours rapportés lors des levées de résultats scolaires de février, d’avril et de juillet (soit les 2e, 3e et 4e transmissions de données) comportent, en sixième position, le même caractère rapporté à la première transmission des données en novembre.
Par exemple, un cours rapporté comme ENG4U1 dans les données de la demande doit être rapporté selon le même format (ENG4U1 et non ENG4U) dans toutes les transmissions subséquentes.
Exemple : ENG4U1 202306 (jour) et ENG4U 202306 (soir).
Code de programme de Majeure haute spécialisation (MHS)
Code servant à identifier le programme MHS auquel est inscrit ou a réussi l’élève.
Dans le cas d’un programme MHS réussi (valeur de « Y »), il faut alors fournir le code de programme MHS, lequel doit correspondre au programme réussi.
Date de conclusion
La date de réussite – actuelle ou prévue – du cours. Le format est AAAAMM.
Des entrées en double pour un même code de cours sont possibles si la date de réussite et/ou le type de cours diffère pour chaque entrée.
Exemple : le cours ENG4U complété en juin 2023 aurait une date de réussite de « 202306 »; le cous ENG4U faisant l’objet d’une mise à jour en juin 2024 aurait une date de réussite de « 2024006 ».
Si la date de réussite et les codes de cours sont identiques, le sixième caractère du code de cours doit alors être différent, afin de s’assurer que les universités reçoivent l’information exacte.
Par exemple, un cours dans la demande d’admission dont la date de réussite est « 202302 » (février 2023) doit être rapporté exactement avec la même date de réussite (soit « 202302 » et non « 202301 ») dans les transmissions subséquentes.
Date d’émission du DESO
Date à laquelle l’élève a obtenu son DESO (date de diplomation).
Cette date peut seulement être transmise si la candidate ou le candidat a obtenu son diplôme (Code d’admissibilité au DESO = « 1 » ou « 4 »); il ne peut s’agir d’une date ultérieure.
Exigence en matière de compétences linguistiques dans les écoles secondaires
| Code valide | Description | Action |
|---|---|---|
| E | A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en anglais | Données automatisées – code « E » |
| F | A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en français | Données automatisées – code « F » |
| B | A réussi l’exigence provinciale de compétences linguistiques en anglais et en français | Données automatisées – code « B » |
| – | Non complété | Données automatisées – laisser vide |
Langue d’enseignement
Il s’agit de la langue d’enseignement du cours.
- Dans le cas de formulaires papier, la valeur par défaut est « E » (anglais) si la case est vide.
- Dans les données soumises par voie électronique, aucune valeur par défaut n’est acceptée.
| Code valide | Description |
|---|---|
| F | Le cours est ou était enseigné en français (p. ex. histoire, géographie, mathématiques). Ne pas inscrire « F » pour les cours de français langue seconde. |
| E | Le cours est ou était enseigné en anglais. |
| B | Le cours est ou était enseigné en français et en anglais. |
MHS
A rempli toutes les exigences de la MHS au moment de l’obtention du DESO.
| Code valide | Description |
|---|---|
| (espace) | Non rapporté |
| Y | Oui |
| N | Non |
Mode de livraison du cours
Sert à définir si l’élève a fréquenté une école du jour, du soir ou d’été, ou s’est inscrit(e) à des cours par correspondance ou une autre mode de livraison (apprentissage virtuel, apprentissage en ligne ou une école privée). Si le champ est vide, la valeur « D » (jour) est rapportée par défaut.
| Code valide | Description |
|---|---|
| D | Cours du jour |
| N | Cours du soir |
| S | Cours d’été |
| C | Cours par correspondance |
| O | Autre |
Note spéciale relativeau cours
Indique des circonstances spéciales relatives à un cours.
| Code valide | Description |
|---|---|
| C | Programme d’enseignement coopératif |
| F | Cours d’un programme de français de base, étendu ou d’immersion |
| M | Programme d’études modifié ne menant pas à un crédit |
| I | Études pluridisciplinaires |
| S | Circonstances spéciales |
| A | Autres exigences ne menant pas à un crédit |
| H | Majeure haute spécialisation |
| X | Cours substitué à un cours obligatoire donnant droit à un crédit |
| B | Rajustement de crédits; cours combinés dépassant la valeur maximale de crédits |
| P | Cours suivi à une école privée inspectée |
| T | Double crédit pour un cours enseigné en équipe |
Numéro d’identification du Ministère de l’Éducation (« MIDENT »)
Le numéro MIDENT est prélevé au niveau du code du cours. Si le champ est vide ou si la valeur « 000000 » est fournie, nous indiquerons alors automatiquement le numéro MIDENT de l’école ayant soumis le fichier de notes.
Si vous ne connaissez pas le numéro MIDENT du cours, saisissez la valeur par défaut « 000002 » (« Autre école secondaire/N’est pas l’école d’attache »).
Notes :
- Si le Type de note est « P » ou « C », seuls des espaces peuvent être inscrites dans le champ Note (%).
- Si le Type de note est « M » ou « F », une note de format numérique doit être inscrite.
- Si le Type de note est « F », la note ne peut pas être rapportée avant la Date de fin du cours. En outre, une fois passée la date de fin du cours, seul le type « F » (note finale) peut être rapporté.
Service communautaire
| Option | Description | Action |
|---|---|---|
| Oui | Complété | Données automatisées – code « 1 » |
| Non | Non complété | Données automatisées – code « 2 » |
Statut du cours
| Code valide | Description |
|---|---|
| D | Supprimé |
| R | Répété |
| W | Abandonné |
| X | Sans objet |
Cours supprimés
- Les résultats scolaires rapportés en ligne doivent comprendre le code « D ».
- Résultats scolaires rapportés manuellement : Laisser ce champ vide et cocher « Abandonner » à côté du cours.
Cours répétés
- Veuillez utiliser la désignation « Répéter » pour l’un des cours réussis, mais seulement si les notes finales de tous les cours réussis sont disponibles. Utilisez la désignation « R » pour le cours ayant la note de passage la moins élevée.
- Prière de ne pas utiliser le code « R » si l’élève a échoué le cours.
- Les résultats scolaires rapportés en ligne ou manuellement doivent contenir le code « R » dans la colonne Statut du cours et « 0000 » dans la colonne Valeur en crédits.
Cours abandonnés (soit ceux qui doivent demeurer au dossier scolaire de l’élève)
- Modifier la Date de conclusion du cours afin qu’elle corresponde à la date (année/mois) à laquelle l’élève a abandonné le cours. (Ceci nécessite la suppression du cours actuel et l’ajout d’un nouveau cours).
- Les résultats scolaires rapportés en ligne ou manuellement doivent contenir le code « W » dans la colonne Statut du cours et « 0000 » dans la colonne Valeur en crédits.
- Une Note finale doit être rapportée pour le cours abandonné.
Titre du cours
Description ou nom du cours (p. ex. Musique, Biologie).
Type de cours
Sert à définir le type de cours suivi par l’élève. Si le champ est vide, la valeur « R » est rapportée par défaut.
| Code valide | Description |
|---|---|
| R | Programme régulier (y compris l’apprentissage virtuel et les cours autonomes/privés) |
| O | Programme d’enseignement coopératif. En cours d’emploi si le type de cours est « O »; la « note spéciale » relative au cours doit comprendre le code « C ». |
Type de note et Note %
Type de note est le code qui précise à quel moment la note a été rapportée pour le cours en question. Aucune valeur par défaut n’est permise.
| Code valide | Description |
|---|---|
| P | Projetés Tous les cours qui seront suivis lors de la période correspondant au deuxième semestre traditionnel. |
| C | Cours actuels Tous les cours suivis lors de la période correspondant au semestre actuel. |
| M | Mi‑semestrielle |
| F | Finale |
Notes :
- Le numéro MIDENT doit être numérique et doit comporter 6 caractères.
- Valeur par défaut du numéro MIDENT : « 000000 ».
- Seuls les numéros MIDENT des écoles compris dans le fichier des écoles secondaires de l’OUAC sont prélevés.
Note % est la note obtenue pour ce cours, en format numérique; prière de n’utiliser aucune décimale.
Valeur en crédits
« Pondération » ou valeur en crédits telle que déterminée par le ministère.
- Pour les levées manuelles, inscrire un chiffre dans cette case seulement si la valeur à rapporter n’est pas 1,0. (Nota : Un champ laissé vide sera rapporté comme 1,0.)
- Dans les données soumises par voie électronique, aucune valeur par défaut n’est permise.
| Valeurs (ou équivalences) en crédit valides | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0000 | 0025 | 0030 | 0033 | 0034 | 0050 | 0066 | 0067 |
| 0075 | 0100 | 0120 | 0125 | 0130 | 0133 | 0137 | 0150 |
| 0167 | 0175 | 0200 | 0233 | 0250 | 0266 | 0267 | 0300 |
| 0333 | 0367 | 0400 | 0433 | 0467 | 0500 | 0533 | 0567 |
| 0600 | 0633 | 0667 | |||||
- 1,0 est représenté par « 0100 » dans le tableau; 1,5 est représenté par « 0150 » 0,5 est représenté par « 0050 ».
- Les cours 4U/M doivent toujours avoir une valeur en crédit de 1,0 ou plus.
