Fichier de notes – erreurs et avertissements

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Lorsque vous téléchargez un fichier de notes vers l’OUAC, plusieurs validations de fichier et de données sont effectuées. Tout problème trouvé vous est retourné sous forme d’erreur ou d’avertissement. Vous pouvez visualiser ces derniers dans le Journal de fichier dans la section Fichiers OST – Recherche de COLS.

Voici une liste d’erreurs/d’avertissements; certains sont affichés à titre d’information, alors que d’autres exigent des mesures correctives.

Si vous ne comprenez pas les erreurs ou les avertissements qui s’affichent, veuillez communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements.

Message d’erreur Numéro d’erreur/ d’avertissement Solution proposée par l’OUAC
échec du traitement S.O. Erreur qui survient lorsque vous tentez de traiter un fichier. Causes habituelles : 

  • Longueur d’enregistrement incorrect (souvent causée par une date de fin non valide)
  • Fins de ligne manquantes : <CR><LF>
Erreur inconnue S.O. Erreur qui survient lorsque vous tentez de traiter un fichier. Veuillez ne pas envoyer à nouveau votre fichier; communiquez immédiatement avec l’OUAC.
Indicateur d’école d’attache non valide Erreur 2101 Votre école doit corriger la valeur et la transmettre à nouveau. Aucun NIP n’est généré et aucune mise à jour n’est effectuée au dossier de l’élève.
NISO non valide Erreur 2004 Votre école doit corriger le NISO et le transmettre à nouveau. Aucun NIP n’est généré et aucune note n’est enregistrée dans le dossier de l’élève.
NISO existe déjà S.O. Ce message s’affiche dans l’un des cas suivants : 

  • Le NISO est déjà associé au dossier d’un(e) autre élève ou
  • L’élève a modifié son nom de famille dans la demande et le nom de famille et le NISO ne concordent pas; notre système croit qu’il s’agit de 2 personnes différentes. Veuillez communiquer avec l’élève pour confirmer son nom de famille, puis modifiez-le dans votre système ou dans la demande 101.
Code de cours et date de conclusion en double S.O. Ne gardez que les notes les plus récentes du cours et supprimez les autres occurrences des mêmes code de cours et date de conclusion.
Valeurs consignées dans les notes : Sans objet (S.O.), équivalence (EQV) et Autre (« ALT ») Avertissement 2100 Valeur laissée vide dans le système de l’OUAC. À l’heure actuelle, l’on ne fait aucune distinction quant au type (Mi‑semestriel contre Final, etc.).
Note finale déjà rapportée pour le cours S.O. Rapporter les notes les plus récentes pour ce même cours.
Date de conclusion non valide S.O. Votre école doit corriger la date et la transmettre à nouveau aux COLS.
Code de cours non valide Erreur 2053, 2054 Votre école doit corriger le code. L’OUAC tentera peut‑être d’y substituer un code valide, si possible. 

Nota : L’OUAC ne recueille pas tous les cours (p. ex., placement coop et cours EQV).

Valeur de crédit non valide Avertissement 2064;
Erreur 2065, 2083
Ce message s’affiche dans l’un des cas suivants : 

  • Si la valeur de crédit est vide ou « 0001 », l’OUAC affichera la valeur par défaut de « 0100 » et l’avertissement 2064.
  • Si la valeur de crédit n’est pas dans le tableau de l’OUAC, l’erreur 2065 s’affichera. Votre école doit corriger la valeur.
  • Si le Statut du cours est « W », « R », « X » ou la note est « M » ou « A », la valeur de crédit doit être « 0000 », faute de quoi l’erreur 2083 s’affichera.
Statut de diplôme non valide S.O. La valeur par défaut « Non rapporté » s’affichera.
Type de note non valide (c.-à-d., Mi-semestriel versus Finale) S.O. Il se peut que l’OUAC corrige le type au moyen du code de cours ou de la date de fin; sinon, votre école doit le corriger.
Code de langue de cours non valide/manquant S.O. La valeur passera à « E » (anglais).
Note mi-semestriel de « zéro » ou aucune note (champ vide) Erreur 2073 Une erreur s’affichera pour le cours. Votre école doit saisir la bonne note.
Note numérique supérieure à 100 % Erreur 2057 Votre école doit corriger la note.
Code MIDENT du cours est « 000000 »
ou
n’est pas dans le tableau de l’OUAC
S.O. Ce message s’affiche dans l’un des cas suivants : 

  • Si le code MIDENT du cours est « 000000 » ou vide, l’OUAC affichera par défaut le code MIDENT de l’école d’attache.
  • Si le code MIDENT du cours n’est pas « 000000 » ou vide et ne se trouve pas dans le fichier de l’OUAC, le code générique par défaut s’affichera alors : « 000002 ».

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