Fichier de notes – erreurs et avertissements

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Lorsque vous téléchargez un fichier de notes vers l’OUAC, plusieurs validations de fichier et de données sont effectuées. Tout problème trouvé vous est retourné sous forme d’erreur ou d’avertissement. Vous pouvez visualiser ces derniers dans le Journal de fichier dans la section Fichiers OST – Recherche de COLS.

Voici une liste d’erreurs/d’avertissements; certains sont affichés à titre d’information, alors que d’autres exigent des mesures correctives.

Si vous ne comprenez pas les erreurs ou les avertissements qui s’affichent, veuillez communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements.

Messages d’erreur

Ce type de note ne peut prendre une valeur antérieure. Un cours dont le type de note est invalide n’est pas enregistré. (Erreur 2111)

Ceci survient suivant l’une des circonstances ci-dessous :

  • Un cours reçu préalablement comme étant « final » est envoyé comme cours de mi-session/en attente/actuel.
  • Un cours reçu préalablement comme étant « de mi-session » est envoyé comme cours en attente/actuel.
  • Un cours reçu préalablement comme étant « actuel » est envoyé comme cours en attente.

Le cours erroné n’est pas enregistré dans le compte OUAC de l’élève.

Code de cours et date de conclusion en double

Ne gardez que les notes les plus récentes du cours et supprimez les autres occurrences des mêmes codes de cours et dates de conclusion.

Code de cours non valide (Erreurs 2053, 2054)

Votre école doit corriger le code. Nous tenterons peut‑être d’y substituer un code valide, si possible.

Nota : Nous ne recueillons pas tous les cours (p. ex., placement coop et cours EQV).

Code de langue de cours non valide/manquant

La valeur passera à « E » (anglais).

Code MIDENT du cours est « 000000 » ou n’est pas dans le tableau de l’OUAC

Ce message s’affiche dans l’un des cas suivants :

  • Si le code MIDENT du cours est « 000000 » ou vide, nous afficherons par défaut le code MIDENT de l’école d’attache.
  • Si le code MIDENT du cours n’est pas « 000000 » ou vide et ne se trouve pas dans le fichier de l’OUAC, le code générique par défaut s’affichera alors : « 000002 ».

Dans le cas d’une note de type « C », la date de réussite doit être ultérieure à la période actuelle (date et mois) de levée des notes. (Avertissement 2072)

Aucune action n’est requise. Il se peut que les cours donnés selon le système octomestre déclenchent cet avertissement lors des levées 2 et 3.

Date de conclusion non valide

Votre école doit corriger la date et la transmettre à nouveau aux COLS.

Échec du traitement

Erreur qui survient lorsque vous tentez de traiter un fichier. Causes habituelles :

  • Longueur d’enregistrement incorrect (souvent causée par une date de fin non valide)
  • Fins de ligne manquantes : <CR><LF>

Erreur inconnue

Cela survient lorsque vous tentez de traiter un fichier. Veuillez ne pas envoyer à nouveau votre fichier; communiquez immédiatement avec nous.

Indicateur d’école d’attache non valide (Erreur 2101)

Votre école doit corriger la valeur et la transmettre à nouveau. Aucun NIP n’est généré et aucune mise à jour n’est effectuée au dossier de l’élève.

NISO existe déjà

Ce message s’affiche dans l’un des cas suivants :

  • Le NISO est déjà associé au dossier d’un(e) autre élève ou
  • L’élève a modifié son nom de famille dans la demande et le nom de famille et le NISO ne concordent pas; notre système croit qu’il s’agit de 2 personnes différentes. Veuillez communiquer avec l’élève pour confirmer son nom de famille, puis demandez-lui de le modifier dans sa demande 101.

NISO non valide (Erreur 2004)

Votre école doit corriger le NISO et le transmettre à nouveau. Aucun NIP n’est généré et aucune note n’est enregistrée dans le dossier de l’élève.

Note finale déjà rapportée pour le cours

Rapporter les notes les plus récentes pour ce même cours.

Note mi-semestriel de « zéro » ou aucune note (champ vide) (Erreur 2073)

Une erreur s’affichera pour le cours. Votre école doit saisir une note valide.

Note numérique supérieure à 100 % (Erreur 2057)

Votre école doit corriger la note.

Statut de diplôme non valide

La valeur par défaut « Non rapporté » s’affichera.

Type de note non valide (c.-à-d., Mi-semestriel versus Finale)

Il se peut que nous corrigeons le type au moyen du code de cours ou de la date de fin; sinon, votre école doit le corriger.

Une note de mi-session devrait être associée à ce cours. (Avertissement 2102)

Aucune action n’est requise. Il se peut que les cours donnés selon le système octomestre ou quadmestre déclenchent cet avertissement.

Valeur de crédit non valide (Avertissement 2064; Erreurs 2065, 2083)

Ce message s’affiche dans l’un des cas suivants :

  • Si la valeur de crédit est vide ou « 0001 », l’OUAC affichera la valeur par défaut de « 0100 » et l’avertissement 2064.
  • Si la valeur de crédit n’est pas dans le tableau de l’OUAC, l’erreur 2065 s’affichera. Votre école doit corriger la valeur.
  • Si le Statut du cours est « W », « R », « X » ou la note est « M » ou « A », la valeur de crédit doit être « 0000 », faute de quoi l’erreur 2083 s’affichera.

Valeurs consignées dans les notes : Sans objet (S.O.), équivalence (EQV) et Autre (« ALT ») (Avertissement 2100)

Valeur laissée vide dans notre système. À l’heure actuelle, l’on ne fait aucune distinction quant au type (Mi‑semestriel contre Final, etc.).

Vous ne pouvez mettre à jour des notes de cours suivis à une autre école (Erreur 2113).

Aucune action n’est requise. Seules les écoles d’attache peuvent rapporter des cours suivis à une autre école. Seuls sont enregistrés dans le compte OUAC de l’élève des cours associés au code MIDENT d’une école autre que l’école d’attache.

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