Rapport de données scolaires

Liens rapides


Soumission d’octobre/de novembre (1re transmission de données)

Période donnéeObjetErreurs possibles
octobre/novembre
  • Collecte de notes finales des années précédentes.
  • Collecte toutes les inscriptions aux cours actuellement inscrites et prévues pour toute l’année scolaire, quel que soit le modèle de semestre.
Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements
20 novembre
  • Collecte toutes les notes mi-session/finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Les écoles peuvent commencer à communiquer les notes intérimaires des cours d’un an, et ce, dès qu’elles sont disponibles.
Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements

Procédure de demande d’admission d’hiver

Un certain nombre d’universités offrent une place en première année aux élèves en janvier. En règle générale, ces candidates et candidats satisfont leurs exigences d’admission à l’université (y compris l’obtention du DESO, ainsi qu’aux exigences relatives au service communautaire et à l’exigence provinciale de compétences linguistiques), à une école semestrielle avant janvier.

Une liste des universités qui offrent l’admission d’hiver ainsi que les dates limites pour les demandes d’admission à ces programmes est disponible dès la fin septembre.

  • Les candidates et les candidats qui souhaitent faire demande à l’admission d’hiver devront généralement faire demande avant la soumission de la première transmission de données d’admission, en octobre/novembre. Par conséquent, il incombe aux responsables d’école autorisés d’utiliser la
    fonction « NIP » dans COLS pour créer un compte/NIP pour la candidate ou le candidat.
    Important : N’utilisez pas la fonction « NIP – Test » pour créer le NIP d’une ou d’un élève. Cette fonction permet uniquement aux conseillères et conseillers en orientation de créer un NIP pour une demande d’essai 101, laquelle ne peut être soumise.
  • Une fois le compte créé, vous avez accès aux codes d’accès aux fins d’impression (lettre de NIP) ou de téléchargement et enregistrement dans le compte de portail des élèves de votre école (fichier de données des NIP), ce qui permettra alors aux élèves d’accéder à la demande d’admission.
  • Les candidates et les candidats qui font demande à l’admission d’hiver peuvent également choisir un programme débutant au printemps ou à l’automne.
  • La demande est disponible dès le début octobre, ce qui donne suffisamment de temps pour permettre aux élèves de respecter les dates limites fixées par les universités.

Levée de notes

Immédiatement suivant la création du NIP, vous pouvez ajouter les données scolaires à la demande. Une ou un responsable d’école autorisé peut saisir les données scolaires avant ou après qu’une étudiante ou qu’un étudiant fait demande au moyen de Données scolaires dans COLS.

Bilan des candidatures de l’admission d’hiver

Un Bilan des candidatures de l’admission d’hiver est disponible par le biais de Bilans dans COLS.

  • Les élèves sont ajoutés à ce bilan au fur et à mesure qu’elles et qu’ils font demande à l’admission d’hiver; c’est pourquoi que vous êtes invités à y retourner régulièrement afin de générer une liste à jour.
  • Cette dernière est ventilée par ordre alphabétique et est disponible en format HTML ou Excel.
  • À l’aide de cette liste, veuillez saisir les résultats scolaires préalables et intérimaires de l’élève et, dès qu’ils sont disponibles, les résultats scolaires finaux et les données relatives au DESO, en utilisant l’option Données scolaires dans COLS.
Les candidates et les candidats qui ont sélectionné par erreur l’admission d’hiver devraient accéder à leur demande pour modifier la rentrée au programme.

Haut de page


Levée de résultats scolaires de février (2e transmission de données)

Période donnéeObjetErreurs possibles
février
  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Levée de notes actuelles des cours s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales non soumises de l’année précédente.
  • Recueillir les données des cours devant être suivis au deuxième semestre de l’année scolaire (y compris les inscriptions/notes aux cours du soir, aux cours par correspondance et aux cours en ligne, le cas échéant).
  • Collecte des résultats scolaires projetés de BI.
  • Transmission des données scolaires aux universités.
Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements
En février, si vous ne fournissez pas de mise à jour de note pour un cours rapporté sur la demande, et si la Type de note n’était pas « F » (Finale), nous rayerons automatiquement ce cours du dossier de l’élève.

Haut de page


Levée de résultats scolaires d’avril (3e transmission de données)

Période donnéeObjetErreurs possibles
avril
  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes mi-session/finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Levée de notes intérimaires pour les cours s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales non soumises de l’année précédente.
  • Collecte des cours d’été enregistrés.
  • Collecte des résultats scolaires prévus de BI.
  • Transmission des données scolaires aux universités.
Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements
Nous rayerons automatiquement les cours du deuxième semestre n’ayant fait l’objet d’aucune mise à jour en avril et dont le Type de note n’est pas « F » (Finale) ou « M » (Mi‑semestrielle), si :
  • la Date de fin du cours est juin ou antérieure (c.‑à‑d. mois = 06 ou moins),
  • le mode de livraison du cours est « D » (cours du jour) seulement (les cours « N », « C », « S » et « O » ne sont pas rayés du dossier) et
  • le Type de note est « C » (Actuelle) ou « P » (Projetée) et la Note % est « NMR » ou est laissée vide.

Haut de page


Levée de résultats scolaires de juillet (4e transmission de données)

Période donnéeObjetErreurs possibles
juillet
  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Levée de notes finales de tous les cours actuels s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales non soumises de l’année précédente.
  • Collecte des cours/notes d’été enregistrés.
  • Optionnel : Collecte des relevés de notes finales de BI. (Nous préférons que vous les fassiez parvenir directement aux choix d’université des les candidates et candidats. Ceci permettra d’assurer que les universités considèrent de manière appropriée la candidature de ces derniers aux fins d’admission, de bourses d’études, etc.)
  • Transmission des données scolaires aux universités.
Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements
Nous retiendrons des données de tout cours aux 4e et 5e transmissions.

Haut de page


Levée de résultats scolaires de l’été (5e transmission de données)

Période donnéeObjetErreurs possibles
août
  • Optionnel : Levée de notes d’été.
Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements

Haut de page


Erreurs pour les élèves manquant des notes

Le NISO existe déjà 

Si, après avoir soumis un fichier de notes, l’erreur « Le NISO existe déjà » s’affiche dans votre fichier journal, veuillez communiquer avec nous immédiatement.

Les notes de l’élève en question ne seront mises à jour par voie électronique qu’une fois corrigée l’erreur.

Trois raisons peuvent expliquer une telle erreur :

  1. Le NISO est associé à un(e) autre élève dans la base de données.
  2. Un compte à déjà été crée pour l’élève en utilisant le code MIDENT d’une autre école.
  3. Le nom de famille de l’élève inscrit au dossier de l’école ne correspond pas à celui inscrit dans la demande.

Non-concordance de noms de famille

La non-concordance de noms de famille survient lorsqu’une ou un élève modifie son nom de famille dans sa demande.

  • Le nom de famille inscrit au dossier de l’école doit correspondre à celui de la demande, afin que nous puissions mettre à jour les notes lors du traitement d’un fichier de notes.
  • Le type de non-concordance le plus commun survient lors du retrait/de l’ajout d’un espace ou d’un point (p. ex., de Boer/deBoer, St. Pierre/St Pierre). Lorsque vous envoyez un nouveau fichier de notes contenant l’épellation initiale du nom de famille, notre système ne reconnaît pas ce dernier; il y voit 2 candidates ou candidats différents associés au même NISO.
  • Le nom de famille doit être modifié par vous dans votre système ou par l’élève dans sa demande.

Haut de page