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Guide d’utilisation COLS

COLS est accessible pour les représentantes et représentants de toutes les écoles secondaires de l’Ontario. Vous pouvez, par l’entremise de COLS, maintenir les données scolaires dans les dossiers de l’OUAC servant à conseiller et soutenir les élèves qui présentent une demande d’admission aux universités de l’Ontario.

COLS – Fonctions (par section)

Développer chaque section de COLS pour accéder à des conseils utiles, des renseignements importants et des tutoriels vidéo.

Données scolaires

Dans Données scolaires, vous pouvez :

  • Mettre à jour toutes les données scolaires de vos élèves. (Lien connexe : Créer un compte d’élève)
  • Ajouter, supprimer ou mettre à jour de multiples cours à la fois, permettant ainsi un maintien plus facile des données.
  • Réviser toute erreur ou tout avertissement ayant trait aux données d’une ou d’un élève. Ces erreurs et avertissements peuvent résulter de changements manuels effectués en ligne ou de traitement du fichier électronique de relevé de notes d’études secondaires de l’Ontario (« OST ») au cours d’une période de levée.
  • Chercher les erreurs et mettre à jour les renseignements relatifs aux cours ou diplômes.

COLS est accessible tout au long de l’été aux fins de mise à jour des données scolaires, y compris l’indicateur de DESO.

Vidéo : Comment afficher et modifier les données scolaires

Cette vidéo vous montre comment vérifier le statut des fichiers d’élèves et les visualiser, à l’aide de la fonction Données scolaires.

Comment afficher et modifier les données scolaires – transcription textuelle

Renseignements sur la demande

Vous pouvez consulter tous les renseignements relatifs aux candidates et candidats universitaires provenant de votre école.

Liste de contrôle des élèves

Cette fonction constitue un outil vous permettant de vérifier le statut de la demande au premier cycle de vos élèves.

La liste de contrôle des élèves est un fichier Excel que vous pouvez télécharger; elle affiche tous les élèves qui ont ajouté votre école dans la section Études de leur demande au premier cycle. Ceci comprend les élèves ayant soumis ou non une demande, ainsi que celles et ceux dont les notes ont été, ou non, appariées à leur demande. Grâce au fichier de format Excel, vous pouvez facilement trier les données.

La liste de contrôle sera utile pour les écoles qui n’envoient pas de fichiers de notes électroniques à l’OUAC, puisqu’elle leur permettra d’identifier facilement les élèves pour lesquels elles doivent créer un compte, aux fins d’ajout manuel de leurs notes.

Voici comment interpréter les renseignements dans la liste de contrôle :

Le statut est « Non soumise » ou « Notes non appariées »

L’élève a commencé à remplir sa demande, mais ne l’a pas encore soumise.

Le statut est « Soumise et notes appariées »

L’élève a soumis sa demande et en a réglé les droits, et les notes figurant dans son dossier ont été appariées.

Le statut est « Soumise et notes non appariées »

L’élève a soumis sa demande, mais les notes figurant dans son dossier n’ont pas encore été appariées.

Les raisons possibles comprennent :

Chronologie

L’élève a soumis sa demande juste avant que vous n’ayez généré la liste de contrôle des élèves et la demande n’a pas encore été prise en compte par notre système d’appariement automatique, lequel fonctionne 3 fois par jour (5 h, midi et 18 h).

Aucun compte d’élève

Un compte d’élève n’a pas été créé par le biais d’un fichier de notes. Vous pouvez en créer un manuellement afin d’ajouter les renseignements scolaires d’une ou d’un élève.

Divergences
  1. Il y a des divergences entre les renseignements personnels envoyés par l’école à l’OUAC et ceux que l’élève a ajoutés à sa demande.
  2. Les écarts les plus probables concernent les nom et prénom et le fait que l’élève ait ajouté son SSSN à sa demande au lieu de son NISO.
  3. Dans ce dernier cas, l’élève peut modifier ces renseignements dans sa demande. (Nota : L’élève doit soumettre les modifications.) Les renseignements modifiés seront pris en compte lors du processus d’appariement automatique. Notre équipe de traitement des demandes dispose d’un rapport d’erreurs, qu’elle vérifie régulièrement pour déceler les candidates et candidats ayant soumis leur demande mais dont les notes n’ont pas été appariées. Nous pourrons procéder à un appariement manuel dans les cas de divergence; il se peut que nous devions communiquer avec les administratrices et administrateurs COLS de l’école, afin de vérifier ces renseignements. Nous pourrons également apparier manuellement les SSSN et les NISO.
Réponse incorrecte pour le DESO
  • L’élève n’a pas répondu correctement à la question sur le DESO et n’a donc pas été identifié en tant qu’élève actuelle ou actuel du secondaire de l’Ontario.
  • Vous pourrez facilement l’identifier, car son NISO sera laissé vide dans la liste de contrôle. Vous pouvez également le reconnaître grâce à son numéro de référence OUAC.
  • Le numéro de référence OUAC pour les élèves actuelles et actuels du secondaire de l’Ontario est compris entre 000001 et 124999.
  • Pour celles et ceux qui ne sont pas des élèves du secondaire de l’Ontario, la fourchette est de 140000 à 339999.
  • Ces élèves doivent se connecter de nouveau à leur demande et modifier leur réponse à la question sur le DESO, en indiquant « Oui », fournir leur NISO, puis sélectionner de nouveau leurs choix de programme et soumettre leur demande.
  • Les droits déjà payés seront automatiquement appliqués aux nouveaux droits.
  • Une fois sa demande soumise, l’élève passe par notre processus d’appariement des notes et toutes les notes figurant dans son dossier seront appariées.
Étudiantes et étudiants adultes
  • Il s’agit d’une ou d’un élève adulte qui ne répond pas aux critères relatifs aux élèves actuelles et actuels du secondaire de l’Ontario.
  • La colonne NISO sera laissée vide pour l’élève dans la liste de contrôle.
  • Sa date de naissance sera un autre indicateur.
  • Pour le cycle de 2025, les élèves adultes sont celles et ceux nés avant le 1er janvier 2004.
  • Étant donné que ses notes ne sont pas transmises par voie électronique à l’OUAC, l’élève devra alors exiger un relevé de notes officiel, soit par le biais du SGéRN, soit en communiquant directement avec l’école.
Fichiers OST – Envoi

La fonction « Fichiers OST – Envoi » vous permet de transférer les données démographiques et les notes des candidates et candidats éventuels à l’OUAC. Vous pouvez envoyer un fichier ZIP ou sélectionner plusieurs fichiers à la fois.

Comment envoyer un fichier OST à l’OUAC

  1. Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner un fichier se trouvant dans votre ordinateur.
  2. Cliquez sur « Télécharger fichier(s) vers le serveur ».
  3. Attendez lorsque le fichier sous Fichiers en attente s’affiche comme « Reçus ».
  4. Cliquez sur « Traiter tous les fichiers reçus maintenant », au bas de l’écran.

Important : Si vous omettez de cliquer sur « Traiter tous les fichiers maintenant », aucun fichier ne sera traité par l’OUAC.

Vidéo : Comment envoyer des fichiers OST

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment faire parvenir vos fichiers OST à l’OUAC.

Comment envoyer des fichiers OST – transcription textuelle

Fichiers OST – Recherche

Cette fonction vous permet de :

  • rechercher l’état de traitement de tous les fichiers de notes que vous envoyez à l’OUAC, y compris les fichiers d’essai.
  • visualiser les données brutes envoyées dans votre fichier.
  • visualiser un sommaire de fichier comprenant le nombre d’enregistrements envoyés, ainsi que le nombre et le type d’erreurs ou d’avertissements trouvés.
  • déterminer avec exactitude où sont survenus ces erreurs ou avertissements dans votre fichier, en vous indiquant des numéros de ligne et de position.

Vidéo : Comment chercher dans vos fichiers OST

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment chercher dans les fichiers OST que vous envoyez à l’OUAC.

Comment chercher dans vos fichiers OST – transcription textuelle

Fichiers OST – Test

Cette fonction vous permet de faire l’essai de vos fichiers de notes avant de les envoyer à l’OUAC pour n’importe quelle levée. Elle vous aidera à réduire les erreurs avant la transmission des données.

Nota : Les fichiers d’essai sont supprimés tous les soirs.

Bilans

La section « Bilans » comprend 3 bilans :

  1. Bilan des candidatures
    • Saisissez les critères de sélection voulus afin de façonner un rapport.
    • Recherchez en utilisant les mêmes groupes de programme utilisés en tant que critères de recherche dans la demande au premier cycle.
    • Disponible en format Excel ou HTML.
  2. Bilan de crédits insuffisants
    • Permet d’afficher le statut des cours 4U/M de vos élèves.
  3. Bilan des cours non mis à jour
    • Ce rapport dresse la liste des élèves ayant des cours sans note finale qui ont été rapportés avant la date de début sélectionnée, mais n’ont pas été subséquemment mis à jour par l’entremise d’un fichier de notes, ou de façon manuelle dans COLS, en date d’aujourd’hui.
    • Disponible en formats Excel et HTML.
    • Effectuer toute mise à jour nécessaire dans la section Données scolaires.
    • Conseil : Générez ce rapport en février ou mars pour vérifier les cours abandonnés qui s’affichent encore dans le compte OUAC des élèves.
    • Visionnez cette vidéo pour apprendre comment générer 3 différents rapports aux fins de gestion des renseignements des élèves.

Vidéo : Comment générer des bilans par l’entremise de COLS

Cette vidéo vous montre comment générer 3 rapports distincts vous permettant de gérer les données des élèves.

Comment générer des bilans par l’entremise de COLS – transcription textuelle

La Demande aux fins d’essai

Utilisez la Demande aux fins d’essai dans COLS pour afficher la demande au premier cycle.

  • Vous devez d’abord créer un compte OUAC pour accéder à la demande aux fins d’essai.
  • Remplissez la demande comme si vous étiez une ou un élève de 12e année.
  • Ajoutez le NISO 999999998 dans la section Études.

Important : Prière de ne pas soumettre la demande aux fins d’essai.

Processus COLS additionnels

Autres conseils pratiques et vidéos instructives sur la façon d’utiliser COLS.

Comment vous connecter à COLS

Vidéo: Comment vous connecter à COLS

Cette vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour vous connecter à COLS à l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe.

Comment vous connecter à COLS – transcription textuelle

Comment inscrire des utilisatrices et utilisateurs dans COLS (pour les administratrices et administrateurs COLS)

Vidéo : Comment inscrire des utilisatrices et utilisateurs dans COLS

La présente vidéo a pour but d’expliquer aux administratrices et administrateurs COLS comment ajouter et modifier les renseignements sur les utilisatrices et utilisateurs dans COLS.

Comment inscrire des utilisatrices et utilisateurs dans COLS – transcription textuelle

Dépannage COLS : Comment vider la mémoire cache de votre navigateur

Problème : Vous recevez une message d’erreur au moment d’utiliser COLS.

Solution : Videz la mémoire cache de votre navigateur. Ainsi, votre navigateur chargera la plus récente version des pages d’un site Web (ce qui n’arrive pas toujours de manière automatique).

Vidéo : Comment vider la mémoire cache de votre navigateur

La vidéo vous montre comment vider la mémoire cache de votre navigateur Web, s’il vous arrive de voir des erreurs s’afficher au moment d’utiliser COLS.

Comment vider la mémoire cache de votre navigateur – transcription textuelle

Liens connexes :

Tutoriels vidéo COLS
Tutoriels vidéo COLS (transcription textuelle)
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