COLS : Fonctionnalités et conseils

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Bilans

La section Bilans est composé de 2 rapports :

  1. Bilan des candidatures 
    • Saisissez les critères de sélection voulus afin de façonner un rapport.
    • Recherchez en utilisant les mêmes groupes de programme utilisés en tant que critères de recherche dans la demande 101.
    • Triez les rapports par colonne.
    • Disponible en format HTML ou Excel.
  2. Bilan de crédits insuffisants
    • Révisez le statut des cours 4U/M de vos élèves.

Vidéo : Comment générer des rapports

Cette vidéo vous aide à générer 2 rapports distincts pour vous permettre de gérer les données des élèves : le Bilan des candidatures et le Bilan de crédits insuffisants.

Télécharger la vidéo « Comment générer des rapports » [.mp4].
Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment générer des rapports ».

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Données scolaires

Cet outil vous permet de :

  • mettre à jour les renseignements relatifs aux résultats scolaires de vos élèves, avant même qu’ils n’aient fait demande.
  • ajouter/enlever/mettre à jour de multiples cours à la fois, permettant ainsi un maintien plus facile des données.
  • examiner toute erreur/tout avertissement relatifs à l’information de l’étudiant. Ces erreurs/avertissements peuvent résulter de changements manuels fait en ligne ou de traitement du fichier électronique de relevé de notes d’études secondaires de l’Ontario (OST) au cours d’une période de levée.

À l’aide de l’écran de recherche, vous pouvez facilement chercher les erreurs et les renseignements relatifs aux cours/diplômes qui doivent être mis à jour.

Vidéo : Comment afficher et modifier les données scolaires

Apprenez comment vérifier le statut des fichiers d’élèves et les visualiser, à l’aide de la fonction Données scolaires.

Télécharger la vidéo « Comment afficher et modifier les données scolaires » [.mp4].
Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment afficher et modifier les données scolaires ».

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Fichiers OST – Envoi

Cette fonction vous permet de transférer les données démographiques et les notes des candidates et candidats éventuels à l’OUAC. Vous pouvez envoyer un fichier comprimé (fichier ZIP) ou sélectionner plusieurs fichiers à la fois.

Envoyer un fichier OST à l’OUAC

  1. Cliquez « Parcourir » pour sélectionner un fichier se trouvant dans votre ordinateur.
  2. Cliquez « Télécharger fichier(s) vers le serveur ».
  3. Attendez lorsque le fichier sous Fichiers en attente s’affiche comme « Reçus ».
  4. Cliquez alors « Traiter tous les fichiers maintenant », au bas de l’écran.
Nota : Si vous omettez de cliquer « Traiter tous les fichiers maintenant », aucun fichier ne sera traité par l’OUAC.

Vidéo : Comment envoyer des fichiers OST

Cette vidéo vous présente comment faire parvenir vos fichiers OST à l’OUAC.

Télécharger la vidéo « Comment envoyer des fichiers OST » [.mp4].
Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment envoyer des fichiers OST ».

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Fichiers OST – Recherche

Cette fonction vous permet de :

  • rechercher l’état de traitement de tous les fichiers de notes que vous envoyez à l’OUAC, y compris les fichiers d’essai.
  • visualiser les données brutes envoyées dans votre fichier.
  • visualiser un sommaire de fichier comprenant le nombre d’enregistrements envoyés, ainsi que le nombre et le type d’erreurs/avertissements trouvés.
  • déterminer avec exactitude où sont survenus ces erreurs/avertissements dans votre fichier, en vous indiquant des numéros de ligne et de position.

Vidéo : Comment chercher dans vos fichiers OST

Cette vidéo vous montre comment chercher dans les fichiers OST que vous envoyez à l’OUAC.

Télécharger la vidéo « Comment chercher dans vos fichiers OST » [.mp4].
Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment chercher dans vos fichiers OST ».

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Fichiers OST – Test

Vous pouvez faire l’essai de vos fichiers de notes avant de les envoyer à l’OUAC pour n’importe quelle levée. Cet outil vous aidera à réduire les erreurs avant la transmission des données.

Nota : Les fichiers d’essai sont supprimés tous les soirs.

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NIP

Vous pouvez créer un compte avec les données de base pour les candidates et les candidats dont les données scolaires n’ont pas été rapportées à la première transmission de données en octobre/novembre, ce qui permet ainsi de leur attribuer un NIP. Cette option sert également pour les candidates et candidats de l’admission d’hiver.

Nota : COLS sont accessibles tout au long de l’été aux fins de mise à jour des données scolaires, y compris l’indicateur de DESO.

Communiquez avec nous pour obtenir de plus amples renseignements.

Vidéo : Comment visualiser et imprimer les lettres de NIP

Cette vidéo vous montre comment visualiser et imprimer les lettres de NIP.

Télécharger la vidéo « Comment visualiser et imprimer les lettres de NIP » [.mp4].
Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment visualiser et imprimer les lettres de NIP ».

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NIP – Test

Si vous souhaitez visualiser la demande 101, vous pouvez créer pour vous-même un compte comprenant les données préliminaires, à l’aide de l’option NIP – Test .

Nota : Vous ne pouvez pas soumettre une demande d’essai.

Important : Ne créez pas de NIPs pour vos élèves au moyen de l’option NIP – Test . Vous devez utiliser l’option NIP  pour créer des NIPs valides pour vos élèves.

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Renseignements sur la demande

Vous pouvez consulter tous les renseignements relatifs aux candidates et candidats universitaires provenant de votre école.

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