COLS : Fonctionnalités et conseils

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Bilans

La section « Bilans » comprend 3 rapports :

  1. Bilan des candidatures 
    • Saisissez les critères de sélection voulus afin de façonner un rapport.
    • Recherchez en utilisant les mêmes groupes de programme utilisés en tant que critères de recherche dans la demande 101.
    • Triez les rapports par colonne.
    • Disponible en format HTML ou Excel.
  2. Bilan de crédits insuffisants
    • Permet d’afficher le statut des cours 4U/M de vos élèves.
  3. Rapport des cours non mis à jour
    • Ce rapport dresse la liste des élèves ayant des cours sans note finale qui ont été rapportés avant la date de début sélectionnée, mais n’ont pas été subséquemment mis à jour par l’entremise d’un fichier de notes, ou de façon manuelle dans COLS, en date d’aujourd’hui.
    • Générez ce rapport en février/mars afin de vérifier les cours abandonnés qui s’affichent encore dans le compte OUAC des élèves.
    • Disponible en formats Excel et HTML.
    • Effectuer toute mise à jour nécessaire dans la section « Renseignements scolaires ».

Vidéo : Comment générer des rapports

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment générer 3 rapports distincts vous permettant de gérer les données des élèves.

Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment générer des rapports ».

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Données scolaires

Cet outil vous permet de :

  • mettre à jour les renseignements relatifs aux résultats scolaires de vos élèves, avant même qu’ils n’aient fait demande.
  • ajouter/enlever/mettre à jour de multiples cours à la fois, permettant ainsi un maintien plus facile des données.
  • examiner toute erreur/tout avertissement relatifs à l’information de l’étudiant. Ces erreurs/avertissements peuvent résulter de changements manuels fait en ligne ou de traitement du fichier électronique de relevé de notes d’études secondaires de l’Ontario (OST) au cours d’une période de levée.

À l’aide de l’écran de recherche, vous pouvez facilement chercher les erreurs et les renseignements relatifs aux cours/diplômes qui doivent être mis à jour.

Nota : COLS sont accessibles tout au long de l’été aux fins de mise à jour des données scolaires, y compris l’indicateur de DESO.

Vidéo : Comment afficher et modifier les données scolaires

Apprenez comment vérifier le statut des fichiers d’élèves et les visualiser, à l’aide de la fonction Données scolaires.

Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment afficher et modifier les données scolaires ».

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Fichiers OST – Envoi

La fonction « Fichiers OST – Envoi » vous permet de transférer les données démographiques et les notes des candidates et candidats éventuels à l’OUAC.

Envoyer un fichier OST à l’OUAC

  1. Cliquez « Parcourir » pour sélectionner un fichier se trouvant dans votre ordinateur.
  2. Cliquez « Télécharger fichier(s) vers le serveur ».
  3. Attendez lorsque le fichier sous Fichiers en attente s’affiche comme « Reçus ».
  4. Cliquez alors « Traiter tous les fichiers maintenant », au bas de l’écran.
Nota : Si vous omettez de cliquer « Traiter tous les fichiers maintenant », aucun fichier ne sera traité par l’OUAC.

Vidéo : Comment envoyer des fichiers OST

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment faire parvenir vos fichiers OST à l’OUAC.

Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment envoyer des fichiers OST ».

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Fichiers OST – Recherche

Cette fonction vous permet de :

  • rechercher l’état de traitement de tous les fichiers de notes que vous envoyez à l’OUAC, y compris les fichiers d’essai.
  • visualiser les données brutes envoyées dans votre fichier.
  • visualiser un sommaire de fichier comprenant le nombre d’enregistrements envoyés, ainsi que le nombre et le type d’erreurs/avertissements trouvés.
  • déterminer avec exactitude où sont survenus ces erreurs/avertissements dans votre fichier, en vous indiquant des numéros de ligne et de position.

Vidéo : Comment chercher dans vos fichiers OST

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment chercher dans les fichiers OST que vous envoyez à l’OUAC.

Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment chercher dans vos fichiers OST ».

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Fichiers OST – Test

Vous pouvez faire l’essai de vos fichiers de notes avant de les envoyer à l’OUAC pour n’importe quelle levée. Cet outil vous aidera à réduire les erreurs avant la transmission des données.

Nota : Les fichiers d’essai sont supprimés tous les soirs.

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NIP

À l’aide de la fonction « Créer un NIP », vous pouvez configurer un enregistrement de données préliminaires pour les candidates et les candidats dont les données scolaires n’ont pas été rapportées à la première transmission de données en octobre/novembre, ce qui permet ainsi de leur attribuer un NIP. Cette option sert également pour les candidates et candidats de l’admission d’hiver.

Communiquez avec nous pour obtenir de plus amples renseignements.

Vidéo : Comment créer et afficher des NIP

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment créer et afficher des NIP et générer des codes d’accès de la demande.

Lire la transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment créer et afficher des NIP ».

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NIP – Test

Si vous souhaitez visualiser la demande 101, vous pouvez créer pour vous-même un compte comprenant les données préliminaires, à l’aide de l’option NIP – Test .

Nota : Vous ne pouvez pas soumettre une demande d’essai.

Important : Ne créez pas de NIP pour vos élèves au moyen de l’option « NIP – Test ». Vous devez utiliser l’option « NIP » pour créer des NIP valides pour vos élèves.

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Renseignements sur la demande

Vous pouvez consulter tous les renseignements relatifs aux candidates et candidats universitaires provenant de votre école.

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