Comment utiliser la liste de contrôle des élèves

La liste de contrôle des élèves est une nouvelle option de COLS. Il s’agit d’un outil important pour vous aider à vérifier le statut des demandes de premier cycle de vos élèves.

Voici quelques conseils sur la manière d’interpréter les renseignements contenus dans la liste de contrôle.

Non soumise et notes non appariées

L’élève a commencé à remplir sa demande, mais ne l’a pas encore soumise.

Soumise et notes appariées

L’élève a soumis sa demande et en a réglé les droits, et les notes figurant dans son dossier ont été appariées.

Soumise et notes non appariées

L’élève a soumis sa demande, mais les notes figurant dans son dossier n’ont pas encore été appariées. L’on compte 4 raisons possibles :

  1. L’élève a soumis sa demande juste avant que vous n’ayez généré la liste de contrôle des élèves et la demande n’a pas encore été prise en compte par notre système d’appariement automatique, lequel fonctionne 3 fois par jour (5 h, 12 h et 18 h).

  2. Un compte d’élève n’a pas été créé par le biais d’un fichier de notes. Vous pouvez en créer un manuellement afin d’ajouter les renseignements scolaires d’une ou d’un élève.

  3. Il y a des divergences entre les renseignements personnels envoyés par l’école à l’OUAC et ceux que l’élève a ajoutés à sa demande. Les écarts les plus probables concernent les nom et prénom et le fait que l’élève ait ajouté son SSSN à sa demande au lieu de son NISO. Dans ce dernier cas, l’élève peut modifier ces renseignements dans sa demande. (Nota : L’élève doit soumettre les modifications.) Les renseignements modifiés seront pris en compte lors du processus d’appariement automatique. Notre équipe de traitement des demandes dispose d’un rapport d’erreurs, qu’elle vérifie régulièrement pour déceler les candidates et candidats ayant soumis leur demande mais dont les notes n’ont pas été appariées. Nous pourrons procéder à un appariement manuel dans les cas de divergence; il se peut que nous devions communiquer avec l’administrateur COLS de l’école, afin de vérifier ces renseignements. Nous pourrons également apparier manuellement les SSSN et les NISO.

  4. L’élève n’a pas répondu correctement à la question sur le DESO et n’a donc pas été identifié en tant qu’élève actuel du secondaire de l’Ontario. Vous pourrez facilement l’identifier, car son NISO sera laissé vide dans la liste de contrôle. Vous pouvez également le reconnaître grâce à son numéro de référence OUAC. Le numéro de référence OUAC pour les élèves actuels du secondaire de l’Ontario est compris entre 000001 et 124999. Pour celles et ceux qui ne sont pas des élèves du secondaire de l’Ontario, la fourchette est de 140000 à 339999. Ces élèves doivent se connecter de nouveau à leur demande et modifier leur réponse à la question sur le DESO, en indiquant « Oui », fournir leur NISO, puis sélectionner de nouveau leurs choix de programme et soumettre leur demande. Les droits déjà payés seront automatiquement appliqués aux nouveaux droits. Une fois sa demande soumise, l’élève passe par notre processus d’appariement des notes et toutes les notes figurant dans son dossier seront appariées.

  5. Il s’agit d’une ou d’un élève adulte qui ne répond pas aux critères relatifs aux élèves actuels du secondaire de l’Ontario. La colonne NISO sera laissée vide pour l’élève dans la liste de contrôle. Sa date de naissance sera un autre indicateur. Pour le cycle de 2024, les élèves adultes sont celles et ceux nés avant le 1er janvier 2003. Étant donné que ses notes ne sont pas transmises par voie électronique à l’OUAC, l’élève devra alors exiger un relevé de notes officiel, soit par le biais du SGéRN, soit en communiquant directement avec l’école.